El nombre de los registros, así como su contenido, puede variar mucho de un lugar a otro. El elemento fundamental es que algunos datos clave aparezcan de forma sistemática, comprensible, coherente y de fácil acceso mientras se mantiene el derecho a la intimidad de las personas afectadas. Los registros deben ser estandarizados y no duplicar innecesariamente la información contenida en otros lugares.
- El registro de la oficina y/o los registros de la prisión deben incluir un conjunto de datos relativos a las personas de nuevo ingreso y su ubicación en la institución. Asimismo, deben registrar la identidad de la escolta policial y de su lugar de origen. De esta forma, se puede demostrar que la detención es legal y se previenen las detenciones arbitrarias. Los registros de esta naturaleza también deben incluir toda la información relativa a traslados y puestas en libertad.
-La función del registro diario o libro de observación es hacer una lista de todos los aspectos relevantes para la vida cotidiana en el establecimiento. Es el tipo de documento que mejor refleja la vida cotidiana en un establecimiento y, si fuera necesario, debe permitir la reconstrucción de las circunstancias de un incidente. Por lo general, las entradas y salidas, búsquedas, colocación en celdas de castigo, etc. se pueden encontrar en el registro diario.
- Los archivos individuales de las personas detenidas son esenciales para garantizar una atención adecuada, en particular con miras a la rehabilitación de la persona. Normalmente, los registros individuales detallan la estancia de las personas detenidas a lo largo de todo el período de detención y se transfieren en el caso de que la persona detenida sea enviada a otro establecimiento. Además de la identidad de la persona y de su situación jurídica, los archivos individuales también pueden contener información vinculada al régimen de detención, el comportamiento, los incidentes, la participación en formación y otras actividades, etc. Esta información, que normalmente es recogida por personal capacitado, como trabajadores y trabajadoras sociales o agentes de libertad condicional, es relevante para la rehabilitación social y profesional de la persona. Esta información nunca debe ser usada en contra de las personas a las que concierne y el acceso a ella debe estar limitado a ciertas personas debidamente autorizadas. Los registros médicos deben guardarse por separado de los archivos individuales.
- Los expedientes médicos son esenciales para garantizar la atención médica de las personas privadas de libertad. Además, deben incluir detalles de cualquier posible cuidado administrado tras una acusación de malos tratos. Así pues, son una garantía importante para los detenidos y las detenidas. Los historiales médicos deben ser protegidos por el secreto médico. Las personas detenidas deben tener acceso a la información contenida en su expediente médico.
Las instituciones pueden guardar muchos otros tipos de registros. Algunos son implementados por la administración central y otros por la dirección del establecimiento en cuestión. Estos registros varían mucho de un lugar a otro, pero todos pueden contener información útil y contribuir a la transparencia y a la obligación de rendición de cuentas. Algunos ejemplos de registros son:
• Registros del área disciplinaria
• Registros de requisas personales
• Registros relativos a los medios de restricción
• Registro de monitoreo externo e inspecciones internas
• Registro de dinero u objetos de valor de las personas detenidas
• Registro de inspecciones del establecimiento (incluidos los registros de las celdas)
• Registro de armas
La obligación de guardar registros debe establecerse por ley y estar acompañada por un decreto de implementación con el fin de facilitar su uso en la práctica.