Éléments clés
Il existe différents types de registres en prison, chacun remplissant une fonction propre. A des fins de prévention des abus et des mauvais traitements, ainsi que de protection contre les disparitions forcées, le registre du greffe et/ou d’écrou, la « main courante » (qui contient toutes les informations liées à la vie quotidienne de l’établissement), ainsi que les dossiers individuels des détenu·e·s, représentent des documents essentiels. Les dossiers médicaux sont fondamentaux pour déterminer de quelle manière les allégations de mauvais traitement sont reçues et traitées, ainsi que pour évaluer de manière générale la prise en charge médicale des détenu·e·s. Les registres disciplinaires constituent également des garanties importantes en termes de prévention de violation des droits fondamentaux et de prise en charge adéquate des personnes détenues.
Des registres bien tenus et comportant le type d’information requise pour la protection effective des droits des détenu·e·s permettent également de contribuer à une gestion efficace des établissements, et à une meilleure prise en charge individuelle des personnes. Le personnel devrait être formé sur le traitement de l’information, la tenue des registres et sur leur finalité. De telles formations devraient inclure des considérations sur le respect de la vie privée des personnes.
Les types de registres et leur degré de sophistication peuvent considérablement varier d’un contexte à un autre, mais le manque de ressources ne devrait jamais justifier une absence de registres ou leur mauvaise tenue. De plus en plus de pays ont recours à des registres informatisés, permettant un meilleur suivi et un traitement optimisé des données, mais suscitant également des interrogations concernant l’accès, le stockage et la traçabilité de l’information.
Analyse
Types de registres
Les dénominations des registres ainsi que les contenus peuvent grandement varier d’un contexte à un autre, l’essentiel étant que certaines informations capitales soient répertoriées de manière systématique, cohérente et facilement accessible, tout en préservant le droit à la vie privée des personnes concernées. Les registres devraient être standardisés et ne pas dupliquer inutilement de l’information contenue ailleurs.
• Le registre du greffe et/ou d’écrou doit inclure une série de données concernant les personnes nouvellement admises et leur placement au sein de l’établissement, mais également sur l’identité de l’escorte policière et le lieu de provenance. Ces informations permettent de démontrer que la détention est conforme à la loi et à prévenir toute forme de détention arbitraire. Ce type de registre doit également inclure toute information concernant les transferts et les libérations.
• La « main courante » ou « cahier d’observation » a pour fonction de répertorier l’ensemble des évènements relevant de la vie quotidienne de l’établissement. Il s’agit du type de document qui reflète au mieux le déroulement des journées dans un établissement et il doit permettre de reconstituer si nécessaire les circonstances d’un incident. Sont habituellement consignés dans la « main courante » les entrées et les sorties, les fouilles, les placements en cellule disciplinaire, etc.
• Les dossiers individuels des détenu·e·s sont essentiels à la garantie d’une prise en charge adéquate, particulièrement dans une optique de réinsertion de la personne. Les dossiers individuels suivent normalement les personnes durant toute leur détention et les accompagnent en cas de transferts vers un autre établissement. Outre l’identité de la personne et sa situation pénale, les dossiers individuels peuvent également comprendre des informations liées à son régime de détention, à son comportement, aux incidents, aux formations et activités auxquelles elle participe, etc. Ces informations, habituellement consignées par du personnel spécialisé, tels que des employé·e·s des services sociaux ou de probation, visent à la prise en charge individuelle à des fins de réinsertion sociale et professionnelle. Ces informations ne devraient jamais être utilisées à l’encontre des personnes concernées et l’accès doit être limité à certaines personnes dûment identifiées. Les dossiers médicaux devraient être séparés des dossiers individuels.
• Les dossiers médicaux sont essentiels pour garantir le suivi médical des détenu·e·s. Ils doivent également inclure toute éventuelle prise en charge pour des allégations de mauvais traitement et représentent donc une sauvegarde majeure pour les personnes détenues. Les dossiers médicaux doivent être protégés par le secret médical. Les détenu·e·s doivent avoir accès aux informations contenues dans leur dossier médical.
De nombreux autres registres peuvent exister dans les établissements, certains mis en place par l’administration centrale, d’autre par la direction du lieu en question. Ces registres varient grandement d’un contexte à un autre mais tous peuvent contenir des informations utiles et contribuer à la transparence et à l’obligation de rendre des comptes. Ces registres peuvent être les suivants :
- Registre du quartier disciplinaire
- Registre des fouilles corporelles
- Registre concernant l’utilisation des moyens de contrainte
- Registre des visites de monitoring externe et d’inspection interne
- Registre des valeurs pécuniaires ou non pécuniaires des détenu·e·s
- Registre du contrôle des installations (y compris les fouilles de cellule)
- Registre de l’armement
- Etc.
L’obligation de tenir des registres doit être prévue par la loi, accompagnée d’un décret d’application visant à faciliter la mise en œuvre pratique.
Finalités des registres
Toutes catégories de registres confondus, on peut distinguer trois finalités principales dans la tenue de registres en prison :
1) Tenir des registres contribue à une bonne gestion de l’établissement. Le fait de consigner rigoureusement l’identité de toutes les personnes détenues, les écrous et levées d’écrou, les allées et venues, les transferts, les placements par type de régime, les mesures disciplinaires, etc., permet aux autorités de la prison et à l’administration pénitentiaire d’avoir aussi bien un aperçu général qu’un contrôle sur les prisons et les personnes qui y sont détenues. Les registres, particulièrement lorsqu’ils sont informatisés et reliés à l’administration centrale, peuvent contribuer à développer des politiques pénitentiaires sur la base de données concrètes et à remédier à des questions cruciales comme la surpopulation. Les registres permettent également le suivi de la situation pénale des détenu·e·s et de leur comportement tout au long de leur détention. Ces indications sont essentielles pour les décisions de mise en liberté conditionnelles ou autres aménagements de peine.
2) Une tenue rigoureuse des registres représente une garantie fondamentale de protection des droits fondamentaux des détenu·e·s. Cela permet tout d’abord de prévenir les risques de disparitions forcées ou de détention arbitraire, puisque les registres doivent permettre de localiser rapidement des détenu·e·s, tant pour la direction de la prison que pour l’administration pénitentiaire. Pour cette raison, les registres doivent faire figurer très précisément tout mouvement de personnes vers ou depuis l’établissement et consigner pour chaque déplacement l’identité des personnels chargés des transferts, ainsi que les lieux de provenance et de destination. De la même manière, les registres doivent servir de garde-fou contre toute pratique abusive et, le cas échéant, de preuves pour contribuer à confirmer ou infirmer des allégations concernant des pratiques abusives. Si les registres sont bien tenus, il est ainsi possible de contrôler les incidences de recours à la force, d’utilisation de moyens de contrainte, de fouilles intégrales, ou encore de confiscation de biens personnels. Dans de tels cas de figure, les registres constituent une garantie essentielle pour les personnes détenues.
3) Les registres, et plus particulièrement les dossiers des détenu·e·s, permettent d’optimiser la gestion des données dans une optique de prise en charge individualisée et de réinsertion socio-professionnelle. Des éléments tels que la participation aux formations ou aux activités, le refus de se rendre à un atelier, ou les incidents dans lesquels la personne est impliquée devraient figurer dans le dossier et aiguiller les professionnels dans leur prise en charge. Un tel suivi, bien consigné, permet également de favoriser une « sécurité dynamique », ancrée dans la prévention, la connaissance des personnes détenues et les interactions avec elles. Etant donné le caractère personnel des informations figurant dans ce type de dossiers, seules les personnels autorisés doivent y avoir accès et les données doivent être détruites un certain temps après la remise en liberté de la personne concernée.
Information minimale devant figurer dans les registres
Les informations minimales devant impérativement figurer dans les registres de détention concernent celles visant à prévenir les disparitions forcées et la détention arbitraire (art. 17.3 de la Convention internationale pour la protection de toutes les personnes contre les disparitions forcées):
- L'identité de la personne privée de liberté
- La date, l'heure et l'endroit où la personne a été privée de liberté et l’autorité qui a procédé à la privation de liberté
- L'autorité ayant décidé la privation de liberté et les motifs de la privation de liberté
- L'autorité contrôlant la privation de liberté
- Le lieu de privation de liberté, la date et l'heure de l'admission dans le lieu de privation de liberté et l'autorité responsable du lieu de privation de liberté
- Les éléments relatifs à l'état de santé de la personne privée de liberté
- En cas de décès pendant la privation de liberté, les circonstances et les causes du décès et la destination des restes de la personne décédée
- La date et l'heure de la libération ou du transfert vers un autre lieu de détention, la destination et l'autorité chargée du transfert.
Pour la prévention efficace d’autres types d’abus et de violations de droits humains, ainsi que pour une bonne gestion de l’établissement, il est nécessaire que d’autres informations soient consignées, quel que soit le type de registre: la santé des détenu·e·s (y compris les allégations possibles de mauvais traitements, les médicaments prescrits et administrés, les hospitalisations, etc.), les mesures disciplinaires (y compris l’usage de moyens de contrainte), les incidents impliquant un usage de la force, les fouilles corporelles ou de cellules, les biens et les effets personnels, les informations concernant le contact avec le monde extérieur ainsi que les plaintes et le suivi de ces dernières. Il est également important de pouvoir identifier facilement les personnes entrant des informations dans les registres.
Tenue des registres
S’il est essentiel de garantir l’existence de certains registres, la manière dont ils sont tenus n’en est pas moins importante. Des registres incomplets ou mal tenus risquent non seulement de se révéler inutiles, mais ils peuvent en plus masquer des abus commis. Les personnels doivent donc être formés et enjoints à remplir correctement les registres, en remplissant systématiquement toutes les rubriques avec les données les plus précises possibles et en suivant la chronologie des évènements. Tout enregistrement tardif d’une donnée peut susciter de la suspicion, justifiée ou non, et c’est pourquoi les agents de détention ont tout intérêt à remplir les rubriques au fur et à mesure.
Des registres non-existants ou des dossiers incomplets et mal tenus peuvent en outre contribuer à la lenteur voire à des défaillances du système judiciaire ainsi qu’à des cas de détention provisoire de durée excessive. Les personnes en détention provisoire courent également le risque de ne pas connaître les charges retenues contre elles ou de ne pas être séparé·e·s des détenu·e·s condamné·e·s.
Enfin, des dossiers mal tenus ou non actualisés peuvent signifier que les informations sur la base desquelles les décisions concernant les détenu·e·s sont prises ne sont pas fiables et entraver ainsi la planification de la peine et les programmes de réinsertion. De même, l’absence d’information sur l’évaluation des risques peut générer la prise de décisions arbitraires, voire des risques pour d’autres détenu·e·s.
Dans certains contextes, des ressources limitées sont parfois invoquées pour justifier la non-existence ou la mauvaise tenue des registres. S’il est vrai que certains types de registres sophistiqués, notamment les registres informatisés, peuvent représenter d’importants investissements, la bonne tenue de registres dépend avant tout de procédures claires et efficientes, de formations appropriées et de rigueur dans la tenue des documents. Tous les personnels concernés doivent ainsi être formés à l’utilisation des registres et ces formations devraient être répétées à chaque fois qu’un nouveau registre ou système d’enregistrements sont introduits.
Il est également important que les registres soient soumis à un contrôle hiérarchique, de la part d’un·e fonctionnaire chargé·e du greffe, du directeur ou de la directrice de la prison, et de l’administration pénitentiaire centrale.
Accès et stockage de l’information
Des registres tels que la « main courante » sont généralement remplis par différentes personnes. Il est donc important de pouvoir identifier l’identité de toute personne entrant une information dans un registre. L’accès à d’autres registres devraient être limité et contrôlé, comme le registre du greffe et/ou d’écrou qui devrait être tenu par un·e fonctionnaire attitré·e. Les dossiers individuels des détenu·e·s ne doivent pas être consultables par tous et le règlement devrait clairement énoncer quels personnels ont accès à quel type d’information, à des fins de respect de la vie privée. Les dossiers médicaux ne doivent ainsi être accessibles qu’aux personnels médicaux attitrés et aux instances en charge de monitoring indépendant.
Les registres sont la trace écrite de ce qui se déroule en prison et doivent donc permettre, le cas échéant, de remonter le fil des évènements. Pour cette raison, toute information doit pouvoir être traçable, ce qui requiert une rigueur dans la tenue, indiquant toujours l’heure précise des évènements et l’identité des personnes concernées (y compris celle se chargeant de rentrer l’information dans le registre) et un système d’archivage/stockage de l’information cohérent et permettant de localiser facilement l’information recherchée. Dans les cas de registres informatisés, la sécurité de l’accès doit faire l’objet d’un soin particulier et la sécurité des serveurs physiques doit être garantie. La durée de la conservation des données une fois les personnes libérées devrait figurer dans un texte de loi, afin d’éviter que des personnes se retrouvent « fichées » indéfiniment.
Les détenu·e·s devraient également avoir accès à certaines informations les concernant et devraient pouvoir demander que des données erronées ou obsolètes soient rectifiées, afin d’éviter que des décisions soient prises à leur encontre sur la seule base d’une information négative contenue dans les registres. Les informations concernant la dangerosité des détenu·e·s devraient ainsi faire l’objet d’une réévaluation régulière.
Il est donc essentiel qu’il existe un strict contrôle des registres et du respect des procédures, avec une chaîne de responsabilités inscrite dans les règlements.
Discrimination et groupes en situation de vulnérabilité
L’existence des registres et leur bonne tenue permettent de contribuer à protéger l’ensemble des détenu·e·s contre toute forme d’abus basés sur la discrimination. Les registres permettent par exemple de vérifier que le principe de séparation de certaines catégories de détenu·e·s (prévenu·e·s/condamné·e·s ; adultes/enfants ; hommes/femmes) est appliqué en pratique. Les registres doivent aussi pouvoir permettre de mener des enquêtes sur des allégations de mauvais traitements, d’abus ou de décisions arbitraires motivés par la discrimination. Avec l’accord des personnes concernées, consigner certaines informations sensibles devrait aussi permettre aux personnes de bénéficier de traitements appropriés ou services particuliers.
A chaque fois qu’une femme est admise dans un établissement, le nom et l’âge de tous ses enfants doivent, le cas échéant, être enregistrés dans un dossier. Si les enfants ne sont pas avec la mère, les informations concernant le lieu où ils se trouvent et la personne en charge de leur garde doivent également être inscrits au registre. L’accès à ces informations doit être limité et contrôlé et leur usage ne doit pas se faire au détriment de l’enfant.
Etant donné leur vulnérabilité spécifique, la tenue de registres est particulièrement importante pour les personnes mineures. Les registres les concernant doivent impérativement inclure leur identité, les faits qui leur sont incriminés, le jour et l’heure de leur admission, ainsi que les transferts et remises en libertés. Il est également important de consigner toutes les notifications faites aux parents ou aux personnes qui en ont/avaient la charge au moment des faits incriminés.
Il est important que les registres ne mentionnent l’orientation sexuelle et/ou l’identité de genre d’une personne détenue que si cette dernière le souhaite expressément et que l’utilisation de cette information ne se fait pas à ses dépens. Le fait de consigner ce genre d’information ne doit ainsi pas signifier une séparation automatique des autres détenu·e·s ou une restriction de ses droits. Pour les personnes transgenres, les informations figurant dans les registres concernant leur identité de genre ne devraient pas se baser uniquement sur le sexe biologique des personnes concernées.
Les personnes étrangères ou les personnes appartenant à une minorité et ne maîtrisant pas la langue locale au moment de l’admission ne doivent pas faire l’objet de discrimination. Les personnels chargés des registres doivent ainsi faire appel à un·e interprète, le cas échéant, pour s’assurer que les informations entrées au registre sont correctes. Dans certains contextes, la nationalité des personnes et leur origine ethnique sont consignées à des fins de statistiques. Ces informations ne doivent pas porter préjudice aux personnes concernées et uniquement viser à une meilleure gestion des politiques publiques.
Les informations consignées dans les registres et dossiers individuels concernant les personnes handicapées ne doivent jamais les discriminer. Elles doivent au contraire viser à les orienter vers des centres et services mieux adaptés à leurs besoins ou à privilégier un aménagement raisonnable de leur conditions, afin qu’elles soient traitées sur un pied d’égalité avec les autres détenu·e·s.
Normes juridiques
Convention Internationale pour la protection de toutes les personnes contre les disparitions forcées
Article 17.3
3. Tout État partie s'assure de l'établissement et de la tenue à jour d'un ou de plusieurs registres officiels et/ou dossiers officiels des personnes privées de liberté, qui sont, sur demande, rapidement mis à la disposition de toute autorité judiciaire ou de toute autre autorité ou institution compétente habilitée par la législation de l'État partie concerné ou par tout instrument juridique international pertinent auquel l'État concerné est partie. Parmi les informations figurent au moins :
a ) L'identité de la personne privée de liberté ;
b ) La date, l'heure et l'endroit où la personne a été privée de liberté et l'autorité qui a procédé à la privation de liberté ;
c ) L'autorité ayant décidé la privation de liberté et les motifs de la privation de liberté ;
d ) L'autorité contrôlant la privation de liberté ;
e ) Le lieu de privation de liberté, la date et l'heure de l'admission dans le lieu de privation de liberté et l'autorité responsable du lieu de privation de liberté ;
f ) Les éléments relatifs à l'état de santé de la personne privée de liberté ;
g ) En cas de décès pendant la privation de liberté, les circonstances et les causes du décès et la destination des restes de la personne décédée ;
h ) La date et l'heure de la libération ou du transfert vers un autre lieu de détention, la destination et l'autorité chargée du transfert.
Article 18.1
Sous réserve des articles 19 et 20, tout État partie garantit à toute personne ayant un intérêt légitime pour cette information, par exemple les proches de la personne privée de liberté, leurs représentants ou leurs avocats, un accès au moins aux informations suivantes :
a ) L'autorité ayant décidé la privation de liberté ;
b ) La date, l'heure et le lieu de la privation de liberté et de l'admission dans le lieu de privation de liberté ;
c ) L'autorité contrôlant la privation de liberté ;
d ) Le lieu où se trouve la personne privée de liberté, y compris, en cas de transfert vers un autre lieu de privation de liberté, la destination et l'autorité responsable du transfert ;
e ) La date, l'heure et le lieu de libération ;
f ) Les éléments relatifs à l'état de santé de la personne privée de liberté ;
g ) En cas de décès pendant la privation de liberté, les circonstances et causes du décès et la destination des restes de la personne décédée.
Article 22
Sans préjudice de l'article 6, tout État partie prend les mesures nécessaires pour prévenir et sanctionner les agissements suivants :
b ) Le manquement à l'obligation d'enregistrement de toute privation de liberté, ainsi que l'enregistrement de toute information dont l'agent responsable du registre officiel connaissait ou aurait dû connaître l'inexactitude
Convention relative aux droits de l’enfant
Article 37
Les Etats parties doivent s’assurer que :
b) Nul enfant ne soit privé de liberté de façon illégale ou arbitraire. L’arrestation, la détention ou l’emprisonnement d’un enfant doit être en conformité avec la loi (…);
Ensemble de règles minima des Nations Unies pour le traitement des détenus (Règles Nelson Mandela)
Règle 6
Un système uniformisé de gestion des dossiers des détenus doit être mis en place dans tout endroit où des personnes sont détenues. Ce système peut être une base de données électronique ou un registre aux pages numérotées et signées. Des procédures doivent être adoptées pour garantir la sécurité du système de vérification et empêcher l’accès non autorisé aux informations contenues dans le système ou la modification de ces informations.
Règle 7
Aucune personne ne peut être admise dans un établissement sans un ordre d’incarcération valable. Les renseignements ci-après doivent être consignés dans le système de gestion des dossiers des détenus dès l’admission de chaque détenu dans l’établissement :
a) Des informations précises permettant de déterminer son identité propre, en respectant son sentiment d’appartenance à un sexe;
b) Les motifs de sa détention et l’autorité compétente qui l’a ordonnée, ainsi que la date, l’heure et le lieu de son arrestation;
c) Le jour et l’heure de l’admission et de la sortie, ainsi que de tout transfèrement;
d) Toute blessure visible et tout mauvais traitement préalable signalé;
e) Un inventaire de ses effets personnels;
f) Le nom des membres de sa famille, y compris, le cas échéant, le nom et l’âge de ses enfants, le lieu où ils se trouvent et les informations relatives à leur garde ou à leur tutelle;
g) Les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence et des renseignements sur le parent le plus proche du détenu.
Règle 7 (a)
Aucune personne ne peut être admise dans un établissement sans un ordre d’incarcération valable. Les renseignements ci-après doivent être consignés dans le système de gestion des dossiers des détenus dès l’admission de chaque détenu dans l’établissement: [...]
(a) Des informations précises permettant de déterminer son identité propre, en respectant son sentiment d’appartenance à un sexe [...]
Règle 8
Les renseignements ci-après doivent être consignés, le cas échéant, dans le système de gestion des dossiers des détenus au cours de la détention :
a) Des renseignements ayant trait à la procédure judiciaire, comme la date des audiences et la représentation juridique;
b) Les rapports d’évaluation initiale et de classification;
c) Des renseignements concernant le comportement et la discipline;
d) Les requêtes et plaintes, notamment les allégations de torture et d’autres peines ou traitements cruels, inhumains ou dégradants, sauf si elles sont de nature confidentielle;
e) Les mesures disciplinaires imposées;
f) Les circonstances et les causes de toute blessure ou du décès et, dans le deuxième cas, la destination de la dépouille.
Règle 9
Tous les dossiers visés aux règles 7 et 8 doivent être tenus confidentiels et n’être communiqués qu’à ceux qui doivent y avoir accès pour des besoins professionnels. Chaque détenu doit avoir accès aux données le concernant, sous réserve des suppressions autorisées par la législation nationale, et doit pouvoir recevoir une copie officielle de son dossier lors de sa libération.
Règle 10
Les systèmes de gestion des dossiers des détenus seront également utilisés pour recueillir des données fiables sur les tendances et les caractéristiques de la population carcérale, notamment les taux d’occupation, afin de servir à la prise de décisions fondées sur des données factuelles.
Règle 26
1. Le service médical doit établir et tenir des dossiers médicaux individuels exacts, à jour et confidentiels pour tous les détenus, qui doivent y avoir accès chaque fois qu’ils en font la demande. Un détenu peut désigner un tiers pour accéder à son dossier médical.
2. Les dossiers médicaux doivent être transmis au service médical de l’institution d’accueil lors du transfèrement d’un détenu et sont soumis au secret médical.
Règle 39.2
Les administrations pénitentiaires doivent veiller à la proportionnalité de la sanction disciplinaire avec l’infraction correspondante et doivent consigner dans un registre toutes les mesures disciplinaires imposées.
Ensemble de principes pour la protection de toutes les personnes soumises à une forme quelconque de détention ou d'emprisonnement
Principe 2
Les mesures d’arrestation, de détention ou d’emprisonnement ne sont appliquées qu’en stricte conformité avec les dispositions de la loi et par les autorités compétentes ou les personnes habilitées à cet effet.
Principe 12.1
Seront dûment consignés:
a) Les motifs de l’arrestation;
b) L’heure de l’arrestation, l’heure à laquelle la personne arrêtée a été conduite dans un lieu de détention et celle de sa première comparution devant une autorité judiciaire ou autre;
c) L’identité des responsables de l’application des lois concernés;
d) Des indications précises quant au lieu de détention
Principe 12.2
Ces renseignements seront communiqués à la personne détenue ou, le cas échéant, à son conseil, dans les formes prescrites par la loi.
Règles des Nations Unies concernant le traitement des détenues et l’imposition de mesures non privatives de liberté aux délinquantes (Règles de Bangkok)
Règle 3.1
Le nombre des enfants des femmes admises en prison doit être enregistré au moment de l’admission ainsi que leurs données personnelles. Doivent figurer au dossier, sans préjudice des droits de la mère, au moins le nom et l’âge des enfants, et s’ils n’accompagnent pas leur mère, l’adresse où ils se trouvent et les informations relatives à leur garde ou à leur tutelle.
Règle 3.2
Tous les renseignements relatifs à l’identité des enfants doivent rester confidentiels et n’être utilisés qu’en conformité avec l’obligation de prendre en compte l’intérêt supérieur des enfants.
Règles des Nations Unies pour la protection des mineurs privés de liberté
Règle 20
Aucun mineur ne sera admis dans un établissement sans un ordre de détention valide émanant d'une autorité judiciaire, administrative ou autre autorité publique et dont les mentions seront immédiatement consignées dans le registre. Aucun mineur ne sera détenu dans un établissement où un tel registre n'existe pas.
Règle 21
Dans tout lieu où des mineurs sont détenus, il doit être tenu un registre où sont consignés de manière exhaustive et fidèle, pour chaque mineur admis:
a) Des renseignements sur l’identité du mineur;
b) Les motifs de la détention et le texte qui l’autorise;
c) Le jour et l’heure de l’admission, du transfert et de la libération;
d) Des indications détaillées sur les notifications adressées aux parents ou au tuteur légal concernant chaque admission, transfert ou libération du mineur qui était sous leur garde au moment où il a été mis en détention;
e) Des indications détaillées sur les problèmes de santé physique et mentale, y compris l’abus de drogues et d’alcool.
Règle 22
Les renseignements concernant l’admission, le lieu de détention, le transfert et la libération doivent être fournis sans délai aux parents, au tuteur légal ou au membre de la famille le plus proche du mineur concerné.
Règle 23
Aussitôt que possible après l’admission des rapports détaillés contenant tous les renseignements pertinents sur la situation personnelle et le cas de chaque mineur seront établis et soumis à l’administration.
Règles pénitentiaires européennes
Règle 14
Aucune personne ne peut être admise ou retenue dans une prison en qualité de détenu sans une ordonnance d’incarcération valable, conformément au droit interne.
Règle 15.1
Au moment de l’admission, les informations suivantes concernant chaque nouveau détenu doivent immédiatement être consignées :
a. informations concernant l’identité du détenu ;
b. motif de sa détention et nom de l’autorité compétente l’ayant décidée ;
c. date et heure de son admission ;
d. liste des effets personnels du détenu qui seront placés en lieu sûr conformément à la Règle 31 ;
e. toute blessure visible et toute plainte de mauvais traitements antérieurs ; et
f. sous réserve des impératifs relatifs au secret médical, toute information sur l’état de santé du détenu significative pour le bien-être physique et mental de ce détenu ou des autres.
g. le nom et les coordonnées de toute personne désignée par le détenu comme personne à contacter en cas de décès, blessures graves ou maladie ; et
h. le nombre et l’âge des enfants, ainsi que la personne qui en a la charge.
Règle 15.2
Au moment de l’admission, chaque détenu doit recevoir les informations prévues à la Règle 30.
Règle 15.3
Immédiatement après l’admission une notification de la détention du détenu doit être faite conformément à la Règle 24.9.
Règle 16 A.1
Les informations consignées à l’admission et dès que possible après l’admission devront être mises à jour et complétées le cas échéant.
Règle 16 A.2
L’information sur chaque détenu doit être consignée en ce qui concerne en particulier :
a. la procédure judiciaire ;
b. les projets individuels d’exécution de la peine, la stratégie de préparation à la libération et la date de la libération ;
c. le comportement et la conduite, y compris le risque représenté pour soi-même ou pour les autres ;
d. les requêtes et les plaintes, à moins qu’elles ne soient de nature confidentielle ;
e. l’imposition et la durée de la séparation et des sanctions disciplinaires, y compris l’usage de l’isolement cellulaire ;
f. l’utilisation des moyens de contrainte, y compris leur nature et leur durée ;
g. les fouilles personnelles, en particulier les fouilles corporelles internes et les fouilles des cellules ;
h. tout transfèrement ; et
i. les effets personnels.
Règle 16 A.3
Toute information recueillie à l’admission et ultérieurement doit être tenue confidentielle et n’être communiquée qu’à ceux qui doivent y avoir accès pour des besoins professionnels.
Règle 16 A.4
Les détenus doivent avoir accès à leurs propres dossiers médicaux et autres, à l’exception de ceux dont l’accès est restreint en vertu du droit interne pour des raisons de sécurité et de sûreté, et être autorisés à en recevoir une copie à leur demande.
Règle 16 A.5
Le droit interne doit préciser quelles sont les informations qui doivent être recueillies et traitées et contenir des dispositions détaillées concernant ces informations pour veiller au respect des normes relatives à la protection des données.
Lignes directrices de Robben Island pour la Prévention de la torture et des peines ou traitements cruels, inhumains ou dégradants en Afrique
Ligne directrice 30
Les États devraient des dispositions pour qu'un registre officiel de toutes les personnes privées de liberté mentionnant, inter alia, la date, l'heure, le lieu et le motif de la détention soit tenu à jour dans tout lieu de détention.
Principes et bonnes pratiques de protection des personnes privées de liberté dans les Amériques
Principe IX - 2. Registre
Les renseignements sur les personnes admises dans les lieux de détention doivent être consignés dans un registre officiel, qui est accessible à la personne privée de liberté, à son représentant et aux autorités compétentes. Ce registre contient au moins les renseignements suivants:
a. Des renseignements sur l’identité personnelle, y compris: le nom, l’âge, le sexe, la nationalité, l’adresse et le nom des parents, des membres de la famille, des représentants légaux ou défenseurs, le cas échéant, ou tout autre renseignement pertinent sur la personne privée de liberté;
b.Des renseignements sur l’intégrité personnelle et l’état de santé de la personne privée de liberté;
c.Les raisons ou motifs de la privation de liberté;
d.L’autorité qui ordonne ou autorise la privation de liberté;
e.L’autorité qui effectue le transfert de la personne dans l’établissement;
f.L’autorité qui contrôle légalement la privation de liberté.
g.Le jour et l’heure de l’admission et de la sortien
h.Le jour et l’heure des transferts et les lieux de destination;
i.L’identité de l’autorité qui ordonne les transferts et de celle qui les effectue;
j.L’inventaire des biens personnels; et
k.La signature de la personne privée de liberté et, au cas où la signature ferait défaut ou serait impossible à obtenir, l’explication du motif.
Principes de Jogjakarta
Principe 7
Les Etats devront:
d) Maintenir de manière précise et à jour les rapports de toutes les arrestations et détentions, précisant la date, le lieu et la raison de la détention, et garantir une surveillance indépendante de tous les lieux de détention aux moyens d’organismes mandatés et équipés adéquatement pour identifier les arrestations et les détentions qui peuvent avoir été motivées par l’orientation sexuelle ou l’identité de genre d’une personne.
Lignes directrices sur les conditions d’arrestation, de garde à vue et de détention provisoire en Afrique
15. Principes généraux
b. L’accès au registre doit être accordé à la personne arrêtée ou détenue, à son avocat ou à tout autre fournisseur de services juridiques, aux membres de sa famille et à toute autre autorité ou organisation dotée d’un mandat l’autorisant à visiter les lieux de détention ou à procéder à la surveillance du traitement des personnes privées de leur liberté.
16. Informations à inscrire aux registres d’arrestation, de garde à vue et de détention provisoire
Tout registre doit mentionner au minimum les informations suivantes :
a. L’identité, l’âge et l’adresse de la personne, et, le cas échéant, les coordonnées de toute autre personne aux soins de laquelle elle a été confiée ou qui en a la garde.
b. La date, l’heure et le lieu auxquels :
i. la personne a été arrêtée ou mise en détention ;
ii. la personne a été avisée des motifs de son arrestation ou de sa mise en détention ;
iii. un procès-verbal de l’arrestation ou de la mise en détention a été porté au registre ; et
iv. la notification de l’arrestation ou de la mise en détention a été faite à une tierce personne du choix
de la personne arrêtée.
c. L’identité des agents qui ont participé à l’arrestation ou à la mise en détention.
d. Des observations sur l’état de santé mentale et physique de la personne arrêtée ou mise en détention (y compris toute blessure corporelle visible), et préciser si celle-ci a demandé ou eu besoin d’une assistance médicale ou d’aménagements raisonnables, dans le respect du secret médical.
e. Une liste détaillée des effets personnels de la personne détenue saisis par l’autorité ayant procédé à l’arrestation ou l’autorité chargée de la détention.
f. La date, l’heure et le lieu de tout transfert, et l’identité du ou des agents responsable(s) de ce transfert
et participant à celui-ci.
g. Toute plainte soulevée par la personne arrêtée ou détenue.
19. Informations supplémentaires à inscrire aux registres de détention provisoire
Outre les exigences fixées aux sections 15 et 16 de ces Lignes directrices, les registres officiels des détentions provisoires doivent mentionner également :
a. Le nom de l’autorité chargée de la supervision de la détention provisoire.
b. L’heure et la date de l’ordonnance de détention provisoire, et le nom de l’autorité judiciaire ayant ordonné la détention provisoire initiale, sa prorogation et sa poursuite.
c. La prochaine date d’examen des ordonnances de détention provisoire par l’autorité judiciaire compétente.
Questions pour le monitoring
Quels types de registres et dossiers existent dans le lieu de détention ? Sont-ils créés par une loi et un décret d’application ou un règlement ?
Les registres sont-ils informatisés, manuscrits ou les deux à la fois ?
Les types de registres de détention varient-ils d’une prison à une autre ?
L’administration centrale tient-elle ou a-t-elle accès aux registres ?
Les registres de détention sont-ils tenus avec rigueur? L’information contenue dans les registres est-elle entrée de manière chronologique ? Y-a-t-il des indications selon lesquelles des informations ont été effacées ou ajoutées après-coup ?
Des informations identiques figurent-elles dans plusieurs registres ?
La chaîne de responsabilité quant à la tenue et au contrôle des registres est-elle claire et respectée ? Est-elle inscrite dans la loi et/ou dans un règlement ?
Les informations contenues dans les registres permettent-elles de contribuer à prévenir les risques de disparition forcée et de détention arbitraire ?
L’information contenue dans les registres et surtout dans les dossiers individuels est-elle limitée à certaines personnes autorisées ? Le droit à la vie privée est-il respecté ?
Les détenu·e·s ont-ils/elles accès aux informations figurant dans les registres ?
Qui a accès aux dossiers médicaux des détenu·e·s ?
Dans le cas où les registres sont informatisés, comment l’accès à l’information est-il contrôlé ?
Les données confidentielles sont-elles détruites à partir d’un certain temps après la remise en liberté des personnes ? Cette durée est-elle inscrite dans la loi ?
L’information contenue dans les dossiers individuels permet-elle une prise en charge et un suivi adéquats des personnes? Qui en a la responsabilité et qui y a accès?
Pour les femmes détenues ayant des enfants, les registres d’admission contiennent-ils des informations sur l’âge, le nom, et le lieu où les enfants se trouvent et qui en a la charge ?
Les registres concernant les enfants incluent-ils les notifications faites aux parents ou personnes qui en ont la charge ?
Les registres et dossiers incluent-ils des informations concernant l’orientation sexuelle et l’identité de genre des détenu·e·s ? Le cas échéant, comment ces informations sont-elles utilisées ? Ce type d’information est-il consigné avec l’accord des personnes concernées ?
Lors de l’admission, les personnes étrangères ou issues d'une minorité et ne maîtrisant pas la langue locale sont-elles informées du contenu avec l’aide d’un interprète ?
Les registres incluent-ils des informations concernant la nationalité des personnes et leur origine ethnique ? Le cas échéant, comment ces informations sont-elles utilisées ?
Les registres incluent-ils des informations concernant de possibles handicaps physiques ou mentaux des personnes détenues ? Comment ces informations sont-elles utilisées ?
Lectures supplémentaires
Contrôleur Général des lieux de privation de liberté & Association pour la prévention de la torture, Avis et Recommandations du Contrôleur général des lieux de privation de liberté de France 2008-2014, Avis du 13 juin 2013 relatif à la possession de documents personnels par les personnes détenues et à l’accès de celles-ci aux documents communicables, pp. 157-165.