Comment assurer l’archivage systématique et le suivi des recommandations dans la durée ?
De nombreux MNP utilisent des outils pour archiver leurs recommandations et assurer un suivi de l’état de leur mise en œuvre. La pratique varie en la matière en fonction des MNP : certains ont recours à des bases de données tandis que d'autres tiennent ces archives sur papier. Quel que soit l’outil choisi, il faut qu’il soit adapté aux besoins et aux capacités du MNP. Avant d’élaborer ce type d’outils, les MNP doivent examiner le type d'informations nécessaires pour assurer le suivi de leurs recommandations et définir l'objectif général visé par cet outil. Lorsqu’ils élaborent un outil permettant d'archiver leurs recommandations et de suivre l’état de leur mise en œuvre, il peut être utile que les MNP consignent tout ou partie des informations factuelles et analytiques suivantes :
Informations factuelles
- La date à laquelle les recommandations ont été formulées (en précisant si ces recommandations ont déjà été adressées dans le passé)
- Le lieu de privation de liberté auquel elles se rapportent
- Le type de lieu
- L’autorité à laquelle ces recommandations s’adressent
- Le titre du rapport qui inclut ces recommandations, assorti d’un lien vers le document complet
- Le thème général ou le problème abordé
- Les éventuels groupes vulnérables ou les pratiques de détention spécifiques concernés
- Toute réponse des autorités et / ou le calendrier convenu pour la mise en œuvre de ces recommandations
- Le personnel du MNP impliqué dans la visite / la rédaction de la recommandation
Informations analytiques
- La recommandation a-t-elle été acceptée par les autorités ?
- La recommandation a-t-elle été mise en œuvre (et cela a-t-il été vérifié par le MNP) ?
- La recommandation n’a-t-elle pas été mise en œuvre (et pourquoi) ?
Les informations sur les thèmes et les mots-clés reliant les recommandations à des groupes ou des questions ayant une portée transversale peuvent permettre aux MNP d'analyser leurs bases de données de recommandations (souvent très volumineuses) et d'identifier les thèmes et les tendances qui évoluent dans le temps ou qui concernent plusieurs institutions. Cela peut renforcer la mémoire institutionnelle ainsi que les processus de planification stratégique et opérationnelle régulièrement menés par les MNP.
L’archivage systématique et le suivi de leurs recommandations peut réellement permettre aux MNP d’évaluer dans quelle mesure ils ont atteint leurs objectifs, de mieux comprendre dans quels domaines ou à quels moments leur action a été efficace et de maintenir la motivation de leur personnel.