Archivos y registros

El nombre de los registros, así como su contenido, puede variar mucho de un lugar a otro. El elemento fundamental es que algunos datos clave aparezcan de forma sistemática, comprensible, coherente y de fácil acceso mientras se mantiene el derecho a la intimidad de las personas afectadas. Los registros deben ser estandarizados y no duplicar innecesariamente la información contenida en otros lugares.

- El registro de la oficina y/o los registros de la prisión deben incluir un conjunto de datos relativos a las personas de nuevo ingreso y su ubicación en la institución. Asimismo, deben registrar la identidad de la escolta policial y de su lugar de origen. De esta forma, se puede demostrar que la detención es legal y se previenen las detenciones arbitrarias. Los registros de esta naturaleza también deben incluir toda la información relativa a traslados y puestas en libertad.

-La función del registro diario o libro de observación es hacer una lista de todos los aspectos relevantes para la vida cotidiana en el establecimiento. Es el tipo de documento que mejor refleja la vida cotidiana en un establecimiento y, si fuera necesario, debe permitir la reconstrucción de las circunstancias de un incidente. Por lo general, las entradas y salidas, búsquedas, colocación en celdas de castigo, etc. se pueden encontrar en el registro diario.

- Los archivos individuales de las personas detenidas son esenciales para garantizar una atención adecuada, en particular con miras a la rehabilitación de la persona. Normalmente, los registros individuales detallan la estancia de las personas detenidas a lo largo de todo el período de detención y se transfieren en el caso de que la persona detenida sea enviada a otro establecimiento. Además de la identidad de la persona y de su situación jurídica, los archivos individuales también pueden contener información vinculada al régimen de detención, el comportamiento, los incidentes, la participación en formación y otras actividades, etc. Esta información, que normalmente es recogida por personal capacitado, como trabajadores y trabajadoras sociales o agentes de libertad condicional, es relevante para la rehabilitación social y profesional de la persona. Esta información nunca debe ser usada en contra de las personas a las que concierne y el acceso a ella debe estar limitado a ciertas personas debidamente autorizadas. Los registros médicos deben guardarse por separado de los archivos individuales.

- Los expedientes médicos son esenciales para garantizar la atención médica de las personas privadas de libertad. Además, deben incluir detalles de cualquier posible cuidado administrado tras una acusación de malos tratos. Así pues, son una garantía importante para los detenidos y las detenidas. Los historiales médicos deben ser protegidos por el secreto médico. Las personas detenidas deben tener acceso a la información contenida en su expediente médico.

Las instituciones pueden guardar muchos otros tipos de registros. Algunos son implementados por la administración central y otros por la dirección del establecimiento en cuestión. Estos registros varían mucho de un lugar a otro, pero todos pueden contener información útil y contribuir a la transparencia y a la obligación de rendición de cuentas. Algunos ejemplos de registros son:

• Registros del área disciplinaria
• Registros de requisas personales
• Registros relativos a los medios de restricción
• Registro de monitoreo externo e inspecciones internas
• Registro de dinero u objetos de valor de las personas detenidas
• Registro de inspecciones del establecimiento (incluidos los registros de las celdas)
• Registro de armas

La obligación de guardar registros debe establecerse por ley y estar acompañada por un decreto de implementación con el fin de facilitar su uso en la práctica.

Sin importar el tipo de registro, hay tres propósitos principales para el mantenimiento de registros de prisión:

1) Mantener registros contribuye a la buena gestión de la institución. Un listado riguroso de la identidad de todas las personas detenidas, admisiones y comunicados, idas y venidas, traslados, ubicación según tipo de régimen, medidas disciplinarias, etc., permite a las autoridades de la prisión y a la administración penitenciaria tener una visión general, así como el control de las cárceles y de la población penitenciaria. Los registros, especialmente los que están computarizados y vinculados a la administración central, pueden ayudar a desarrollar políticas penitenciarias basadas en datos concretos y ayudar a solucionar problemas críticos como el hacinamiento penitenciario. Los registros también permiten el seguimiento de la situación jurídica de las personas detenidas, así como de su comportamiento durante la detención. Esta información es esencial para tomar decisiones relativas a la libertad condicional u otras modificaciones de la sentencia.

2) El mantenimiento riguroso de registros es una garantía fundamental para la protección de los derechos básicos las personas privadas de libertad. Primero y ante todo, para la dirección de las prisiones y las autoridades penitenciarias es una manera de prevenir el riesgo de desapariciones forzadas o de detenciones arbitrarias debido a que los registros permiten que las personas detenidas sean rápidamente localizadas. Por este motivo, los registros deben indicar de manera muy precisa todos los traslados hacia o desde el establecimiento e indicar la identidad de todo el personal involucrado en todas las transferencias, así como los lugares de origen y destino. Del mismo modo, los registros deben servir como garantía contra todas las prácticas abusivas y servir como prueba para confirmar o invalidar las denuncias relativas a las prácticas abusivas. Si los registros están bien conservados, es posible monitorear los efectos del uso de la fuerza, los medios de restricción, registros corporales, o la confiscación de objetos personales. En tales casos, los registros constituyen una garantía esencial para las personas detenidas.

3) Los registros, y en particular los archivos de personas detenidas, ayudan a optimizar la gestión de datos con vistas a una atención individualizada y a la rehabilitación socio-profesional. Elementos tales como la participación en actividades de formación y otras, la negativa a asistir a un taller o incidentes en los que la que la persona esté involucrada deben ser incluidos en los archivos y servir de guía al cuerpo profesional involucrado. Este efectivo seguimiento ayuda a favorecer la "seguridad dinámica", basada en la prevención, la interacción y la familiaridad con las personas detenidas. Teniendo en cuenta la naturaleza personal de la información contenida en estos archivos, sólo las personas autorizadas deben tener acceso y la información debe ser destruida después de un cierto período.

La información mínima que debe figurar, de manera imperativa, en los registros de detención destinados a prevenir las desapariciones forzadas o detenciones arbitrarias (artículo 17.3 de la Convención Internacional para la protección de todas las personas contra las desapariciones) es la siguiente:

• La identidad de la persona privada de libertad.
• La fecha, hora y lugar en que la persona ha sido privada de la libertad y la autoridad que lo instituyó.
• La autoridad que decidió la privación de libertad y las razones detrás de esta.
• La autoridad responsable de la privación de libertad.
• El lugar de privación de libertad, la fecha y hora de ingreso y la autoridad responsable.
• Los aspectos relativos a la salud de la persona privada de libertad.
• En caso de fallecimiento durante la detención, las circunstancias y causas del fallecimiento y el destino de los restos de la persona fallecida.
• La fecha y hora de la puesta en libertad o el traslado a otro lugar de detención, el destino y la autoridad responsable del traslado.

Para prevenir de manera eficaz otros tipos de abusos y violaciones de los derechos humanos, así como para una buena gestión, es necesario que otra información quede registrada, independientemente del tipo de registro: la salud de la persona detenida (incluidas las posibles denuncias de malos tratos, la medicación recetada y administrada, hospitalizaciones etc.) medidas disciplinarias (incluyendo el uso de medios coercitivos), los incidentes relacionados con el uso de la fuerza, requisas personales o registros de celdas, los bienes y efectos personales, la información relativa a contactos con el exterior, así como las denuncias y su seguimiento. También es importante ser capaz de identificar fácilmente a las personas que introducen la información en los registros.

Es esencial garantizar el mantenimiento de los registros. La forma en que estos registros se gestionan es igual de importante. Los registros incompletos o mal cuidados pueden, no sólo resultar inútiles, sino encubrir casos de abusos. El personal debe estar capacitado y se le debe exigir completar los registros de manera correcta, rellenando sistemáticamente todas las diferentes secciones con datos lo más precisos posibles, además de registrar los acontecimientos en orden cronológico. Una inscripción tardía de los datos puede causar sospecha, ya sea justificada o no. Por esta razón, los y las oficiales de detención deben rellenar los registros tan pronto como surjan cuestiones dignas de mención.

Los falta de registros o los registros incompletos y mal cuidados también pueden contribuir a ralentizar el proceso e incluso conducir a fallos del sistema judicial. También puede dar lugar a casos de excesiva duración de la detención provisional. Las personas en detención provisional también corren el riesgo de no ser conscientes de los cargos a los que se enfrentan. Existe, además, el riesgo de no ser separadas de las personas condenadas.

Por último, los registros mal cuidados o que no han sido actualizados pueden significar que la información sobre la cual se basan las decisiones relativas a los internos e internas no es fiable y, por lo tanto, dificulta la planificación de la sentencia y los programas de rehabilitación. Del mismo modo, la falta de información sobre la evaluación de riesgos puede dar lugar a decisiones arbitrarias o riesgos para otras personas detenidas.

En algunos lugares, se utiliza la limitación de recursos para justificar la inexistencia de registros o su mantenimiento deficiente. Mientras que algunos tipos de registros sofisticados, incluidos los computarizados, pueden representar una inversión significativa de recursos, el buen mantenimiento de registros depende principalmente de procedimientos claros y eficientes, de una formación adecuada y de un sistema de archivo riguroso. Todo el personal pertinente debe estar bien entrenado en el uso de registros. Esta formación debe ser llevada a cabo cada vez que se introduzca un nuevo sistema de registro de expedientes.

Es importante también que los expedientes estén sujetos a un control jerárquico, ya sea por un o una oficial del registro, la dirección de la prisión, o la administración central penitenciaria.

Los registros de tipo diario son generalmente rellenados por diferentes personas. Por tanto, es importante comprobar la identidad de cualquier persona que introduzca información en un registro. El acceso a otros registros debe ser restringido y controlado, como el registro de la oficina /registro de la prisión que deberá ser guardado por un funcionario designado. Los registros individuales no deben ser de libre acceso para cualquier persona. Con el fin de respetar la privacidad de las personas, las normas de la institución deben indicar claramente qué miembros del personal tienen acceso a qué información. Los historiales médicos deben ser accesibles sólo para el personal médico y los órganos de monitoreo externos independientes.

Los registros son informes escritos de lo que ocurre en la cárcel y deben ser completados de tal forma que permitan reproducir todos los pasos. Por esta razón, toda la información debe ser rastreable, lo que requiere que el registro se lleve a cabo de forma rigurosa. El momento preciso de los acontecimientos y la identidad de las personas afectadas (incluidas las personas responsables de introducir la información en el registro) siempre deben ser especificados. Es necesario un sistema de almacenamiento/archivo en el que la información pueda ser presentada de manera consistente y fácilmente localizable. En el caso de registros computarizados, el acceso de seguridad requiere un cuidado especial. De igual manera, los servidores físicos deben mantenerse seguros. La duración del periodo de tiempo durante el cual se almacenan los datos, una vez que la persona ha sido puesta en libertad, debe ser regulada por la legislación para evitar que quede las personas queden "en el archivo" indefinidamente.

Las personas detenidas también deben tener acceso a cierta información relacionada con ellas, y deben tener la posibilidad de solicitar que se corrijan los datos inexactos u obsoletos para evitar que se tomen decisiones contra ellas basadas únicamente en la información desfavorable contenida en los registros. Por lo tanto, la información sobre la peligrosidad del detenido debe ser revisada periódicamente.

Por lo tanto, es esencial que exista un estricto control de los registros y del cumplimiento de los procedimientos. Una lista jerárquica del personal y de sus correspondientes responsabilidades se debe definir en el reglamento.

La existencia de registros y de su correcta gestión contribuye a la mejora de la protección de todas las personas detenidas frente a todas las formas de abuso derivadas de la discriminación. Por ejemplo, los registros se pueden utilizar para verificar que el principio de la separación de ciertas categorías de personas detenidas (acusadas /condenadas; adultas / infancia; hombres / mujeres) se aplica en la práctica. Los registros también deben poder ser utilizados durante las investigaciones de denuncias de malos tratos, abusos o decisiones arbitrarias motivadas por la discriminación. Con el consentimiento de las personas afectadas, el registro de cierta información sensible también debe permitir que las personas reciban un tratamiento adecuado o servicios especiales.

Cada vez que una mujer ingresa en un establecimiento, el nombre y la edad de todos sus hijos e hijas deben, si es necesario, estar registrados en un archivo. Si los niños y las niñas no viven con su madre, deberá también estar inscrita en el registro la información sobre dónde están y la persona encargada de su cuidado. El acceso a esta información debe estar limitado y controlado, su uso no debe ser perjudicial para el niño o niña.

Dada su vulnerabilidad específica, el mantenimiento de registros es particularmente importante para la infancia. Los registros que les conciernen deben incluir su identidad, los hechos de los que se les acusa, fecha y hora de ingreso, y su puesta en libertad y traslados. También es importante registrar todas las notificaciones a los padres y madres o a las personas que eran/son responsables del niño o la niña en el momento del presunto delito.

Es importante que los registros no mencionen la orientación sexual y/o identidad de género de una persona bajo custodia, a menos que la persona quiera expresamente que esta información aparezca, y que esta información no se utilice en contra de ella. Registrar esta información no debe significar que las otras personas detenidas sean separadas de forma automática o que sus derechos sean restringidos. Para las personas trans, la información contenida en los registros relativos a la identidad de género no debe basarse únicamente en el sexo biológico.

Las personas extranjeras o pertenecientes a una minoría que no hablen el idioma local en el momento de la admisión no deben ser discriminadas. Si es necesario, la persona encargada del registro debe llamar a un servicio de intérprete para garantizar que la información introducida en el registro es correcta. En algunos contextos, la nacionalidad y el origen étnico de las personas se registran con fines estadísticos. Esta información no debe ocultarse a las personas interesadas. Su único propósito es mejorar la gestión de las políticas públicas.

La información contenida en los registros y archivos relativos a las personas con algún tipo de discapacidad no debe utilizarse nunca de forma discriminatoria. Por el contrario, debe utilizarse para dirigirlas a los centros y servicios más adecuados a sus necesidades o, para asegurar la implementación de medidas adecuadas con el fin de que sean tratadas de manera igualitaria respecto al resto de las personas detenidas.