Novas Instituições Especializadas

Novas instituições especializadas são MNPs que foram estabelecidos com o único objetivo de cumprir as obrigações do Estado determinadas pelo Protocolo Facultativo. Contrastando com a maioria dos outros MNPs, as novas instituições especializadas não fazem parte de outros órgãos de supervisão ou monitoramento e não cumprem  outros papéis além daquele estabelecido no Protocolo Facultativo.

Em comum com outros órgãos de supervisão independentes, como as INDHs, as novas instituições especializadas costumam ter um ou mais membros eleitos ou nomeados pelo Poder Legislativo ou Executivo por um período definido (veja a pergunta 2 abaixo).

De acordo com o artigo 18 do Protocolo Facultativo, que inclui uma referência aos Princípios de Paris Relativos ao “Status” das Instituições Independentes, novas instituições especializadas são institucional, operacional e pessoalmente independentes daquelas instituições que são encarregadas de supervisionar.

Em comum com outros órgãos de supervisão independentes, no entanto, novas instituições especializadas também devem prestar contas perante o público, geralmente por meio do Parlamento. A legislação que cria  tais instituições deve, portanto, incluir disposições sobre aspectos como quando e de que modo os membros podem ser destituídos do cargo, inclusive em casos de má conduta ou irregularidade grave.

Uma nova instituição especializada pode assumir várias formas diferentes, embora elas geralmente se encaixem em um de dois modelos. Devido às especificidades dos estados federais, novas instituições especializadas estabelecidas em tais jurisdições são tratadas na seção deste Guia sobre MNPs de múltiplos órgãos.

• Membro único

Algumas novas instituições especializadas são estabelecidas sob a liderança de um único indivíduo (muitas vezes eleito ou nomeado pelo Parlamento ou pelo Executivo). Esse tipo de nova instituição especializada geralmente também inclui uma equipe profissional e multidisciplinar, que realiza visitas e desempenha outras tarefas principais do MNP.

• Colegiada

Outras novas instituições especializadas são órgãos colegiados, sob a liderança de vários membros (eleitos ou nomeados pelo Parlamento ou pelo Executivo), que geralmente representam uma variedade de áreas do conhecimento e trajetórias. O trabalho dessas instituições – incluindo visitas a locais de detenção e elaboração de recomendações – geralmente é realizado pelos próprios membros, embora, dependendo do seu número e da disponibilidade, eles também possam ser apoiados nesse trabalho por uma equipe profissional.

• ​​​​​​​Implicações para a equipe

Seja um líder único ou uma estrutura colegiada, essas instituições geralmente incluem um secretariado com responsabilidade pela administração, comunicação e outros assuntos relacionados.

Além do secretariado, o tamanho da instituição e o número de membros eleitos também afetam o número de profissionais ou especialistas exigidos. Embora não exista uma regra que funcione para todos os casos, é importante que, coletivamente, a instituição cumpra o critério da multidisciplinariedade. Além disso, a abrangência e a eficácia devem ser primordiais, e o número de funcionários precisará ser adaptado ao programa de visitas – por exemplo, é improvável que uma instituição tenha êxito no cumprimento de seu mandato se não puder realizar visitas preventivas suficientes devido à indisponibilidade de membros em regime de dedicação parcial. Veja a seção deste Guia sobre perfil e habilidades para obter mais detalhes.

Como em todos os modelos de MNP, existem vários desafios e oportunidades relacionados ao estabelecimento de uma nova instituição especializada como MNP.

Instituições que atendem exatamente aos requisitos do Protocolo Facultativo: Em muitos Estados, a criação de uma nova instituição especializada como MNP segue um processo que conclui que os órgãos de supervisão existentes não são adequados ou não estão dispostos a assumir um novo mandato de MNP. Isso pode ocorrer por várias razões, incluindo a falta de independência ou reputação ruim, ou o fato de o mandato do MNP não ser considerado suficientemente compatível com os poderes, métodos de trabalho ou prioridades de um órgão existente.

Nesses casos, existe a oportunidade de criar uma instituição com competência, independência, poderes consultivo e de visita, e outras garantias, que atendam exatamente aos requisitos do Protocolo Facultativo. Ao começar do zero, essas instituições têm a oportunidade de construir equipes multidisciplinares, definir métodos de trabalho e criar uma relação com as autoridades totalmente orientada à prevenção.

​​​​​​​​​​​​​​Risco de duplicação: Ao se criar uma nova instituição, no entanto, há um risco claro de que ela duplicará pelo menos algumas das funções dos órgãos existentes – algumas das quais podem ter atribuições ou prerrogativas  relacionadas à privação de liberdade. Portanto, é necessário tomar cuidado para mapear o cenário institucional existente e desenvolver boas relações de trabalho (possivelmente incluindo: mecanismos de cooperação, acordos de compartilhamento de informação ou outros sistemas) que garantam as mais eficientes condições de trabalho para o MNP, bem como o melhor nível possível de proteção para as pessoas privadas de liberdade.

​​​​​​​Começando do zero: Um desafio adicional para novas instituições especializadas é a dificuldade logística e técnica de começar do zero. O desafio de estabelecer processos básicos e pré-requisitos – incluindo, por exemplo, simplesmente encontrar espaço para escritório – pode atrasar seriamente a capacidade de um MNP começar a trabalhar.

Os primeiros passos para novas instituições especializadas devem ocorrer em paralelo e ajudar a instituição a avançar para alcançar sua visão geral. Embora uma estratégia totalmente completa possa precisar esperar até que algumas das outras etapas sejam concluídas, uma nova instituição deve pensar estrategicamente desde o início, incluindo o que deseja alcançar e como os diferentes blocos de fundação podem contribuir para alcançar esse objetivo.

• Funcionários

Para conduzir seu trabalho, as equipes do MNP precisam ser multidisciplinares em relação aos seus perfis e habilidades (consulte o artigo 20 das Diretrizes do SPT). Novas instituições especializadas podem atender a esse critério através dos membros e funcionários, dependendo do modelo escolhido. O conhecimento do próprio MNP também pode ser complementada pelo uso de especialistas. Além disso, e novamente dependendo do tamanho da instituição, é provável também que sejam necessários funcionários para o secretariado do MNP.

• Treinamento

Paralelamente ao recrutamento da equipe, o treinamento deve ser visto tanto em termos das necessidades de curto quanto de longo prazo. Garantir que todos entendam o básico do Protocolo Facultativo e o enfoque  preventivo é uma prioridade óbvia. O básico sobre como realizar visitas, como escrever relatórios e recomendações, e como planejar operacional e estrategicamente são os próximos passos lógicos. Algumas sessões de treinamento devem envolver todos os funcionários e membros de um MNP para promover um ambiente de trabalho inclusivo, além de garantir que todos tenham uma compreensão básica compartilhada.

Alguns MNPs optaram por desenvolver manuais ou protocolos sobre os papéis do MNP. Outros fornecem treinamento interno, no qual os/as próprios/as funcionários/as desenvolvem e oferecem o treinamento com base em suas áreas de conhecimento e especialização. Novas instituições também podem optar por recorrer a outros órgãos, como o SPT ou a APT, ou outros MNPs, para aprender com a sua experiência e conhecimento.

• ​​​​​​​Orçamento

O artigo 18(3) exige que os MNPs recebam financiamento adequado. Ao estabelecer uma nova instituição especializada, o Estado precisa alocar um orçamento suficiente para custos básicos (incluindo escritórios e transporte), equipe e operações. Uma boa prática em comum com outros órgãos independentes de supervisão, é que as próprias instituições especializadas apresentem uma proposta de orçamento ao Parlamento, com base em suas próprias prioridades. Os MNPs devem ter autonomia operacional para decidir como seus fundos serão gastos, uma vez que tenham sido alocados. A transparência financeira deve ocorrer por meio da publicação regular de relatórios financeiros e uma auditoria independente anual.

• ​​​​​​​Escritório e equipamento

O MNP precisará de infraestrutura básica, como local de escritório, computadores e outros materiais.

Os escritórios ou sede do MNP não devem estar localizados em prédios do governo. No entanto, eles devem estar localizados em região central, perto do transporte público e serem facilmente acessíveis, inclusive para pessoas com deficiência.

O MNP precisará se deslocar para realizar as visitas de monitoramento aos locais de privação de liberdade. Transporte ou outros arranjos devem ser discutidos – principalmente porque isso pode ter implicações orçamentárias significativas.

Uma avaliação das demandas do escritório pode ser útil para entender as necessidades ligadas a informática e de outra natureza. Isso deve considerar tanto as necessidades imediatas quanto o crescimento a longo prazo do MNP. No mínimo, os MNPs precisarão de equipamentos básicos de escritório, como mesas e cadeiras, laptops com softwares básicos, acesso à Internet por meio de uma conexão segura, um sistema para armazenamento de documentos eletrônicos e em papel, incluindo armazenamento seguro de  informação confidencial, e um website e um domínio de e-mail separados do governo. Os MNPs também podem precisar de equipamento para o monitoramento, como notebooks e câmeras.

• ​​​​​​​Organização interna

Nos estágios iniciais, novas instituições especializadas precisarão desenvolver regras e procedimentos internos que abranjam aspectos como: hierarquia e tomada de decisão, trabalho com especialistas, planejamento e visitas, relatórios e recomendações, e outros aspectos de seu trabalho.

• ​​​​​​​​​​​​​​Atividades

Uma questão importante é quando realizar a primeira visita. Alguns MNPs podem querer realizar uma visita piloto muito rapidamente, enquanto outros podem querer esperar até que outros elementos estejam no lugar.

O termo cultura institucional descreve as ideias, costumes e comportamentos sociais de um grupo organizacional específico. Uma boa cultura institucional não significa que todos concordam o tempo todo; significa sim que as interações são respeitosas e são realizadas em busca de um objetivo compartilhado. A cultura institucional e a eficácia institucional estão intimamente ligadas.

Para novas instituições, a construção de uma equipe, a definição de uma identidade e cultura institucionais e a criação de processos claros de tomada de decisão são cruciais para o seu sucesso. Isso é particularmente verdadeiro para órgãos colegiados, com vários membros que podem ter visões e pontos de vista diferentes sobre aquilo que gostariam que a instituição fosse e como gostariam que ela funcionasse.

Não existe uma maneira fácil ou rápida de estabelecer uma boa cultura institucional, embora começar com uma discussão aberta sobre a visão e missão da instituição seja um bom ponto de partida. Sobre essa base, uma nova instituição especializada pode então definir seus valores e princípios fundamentais como uma representação daquilo que gostaria que fosse sua cultura. As etapas seguintes podem dar seguimento a esses valores e princípios fundamentais.

Uma grande parte da criação de uma boa cultura institucional é por meio da liderança. Os líderes definem o que é aceitável e desejável em uma instituição. Os líderes devem refletir os valores que desejam ver na instituição. Eles devem fornecer apoio, orientação e feedback, e estar abertos a discutir e aprender com os funcionários. Em órgãos colegiados, em que vários membros ocupam cargos de liderança, a seleção de um “presidente” ou outro líder institucional é, portanto, crucial, assim como discussões abertas e francas entre os membros sobre o tipo de cultura institucional que eles gostariam de promover. Como os processos para selecionar um/a coordenador/a  entre os e as integrantes  podem não estar definidos na legislação que cria a instituição, os membros devem considerar prioritário o desenvolvimento desses processos.

Para novas instituições, a tarefa é complicada pelo fato de que são imediatamente confrontadas com uma lista enorme de tarefas e prioridades concorrentes. Tópicos “brandos”, como cultura institucional e processos de tomada de decisão, podem parecer não tão prioritárias ou urgentes  se comparadas com tarefas como montar um escritório e realizar as primeiras inspeções. No entanto, não considerá-los uma prioridade é  um erro – já que tais elementos constituem as  bases sobre as quais muitas outras coisas são construídas.

Uma nova instituição tem a oportunidade de construir sua identidade e sua reputação. Uma nova instituição deve discutir como ela deseja ser vista por aqueles que estão de fora.

Seu enfoque  preventivo confere aos MNPs um papel único, inclusive o de focar em fatores de risco e causas estruturais, e, dialogando com as autoridades, resolvê-los. Comunicar sobre sua competência, atribuições e prerrogativas  e como o MNP se difere  de outras instituições é crucial, especialmente quando o MNP é uma nova  instituição.

A natureza específica da  competência  da instituição e os valores que sustentam seu trabalho devem se refletir em suas interações iniciais com a sociedade civil, as autoridades e a mídia.

Por esse motivo, é importante que as novas instituições tomem decisões sobre quem pode falar com a mídia e com outros parceiros, e quais mensagens centrais devem transmitir. Os resultados desse processo podem ser posteriormente consolidados em uma estratégia de comunicação mais formal.