Regimentos internos

O regimento interno é um documento ou conjunto de documentos que auxilia os MNPs a organizarem e tornarem claros seu funcionamento e seus processos internos. Incluem, por exemplo, procedimentos, métodos de trabalho, processos de tomada de decisão e considerações técnicas.

Regimento, regulamentos e procedimentos internos contribuem para uma boa governança das instituições; em outras palavras, são o sistema pelo qual uma organização toma suas decisões e as implementa, a fim de alcançar seus objetivos.

Assim sendo, regimentos  internos são importantes para os MNPs porque deixam claros os papéis, as responsabilidades e os procedimentos de tomada de decisão, em linha com a estrutura organizacional da instituição. Isso é particularmente importante para MNPs formados por membros diversos ou para MNPs que integram ouvidorias e comissões nacionais de direitos humanos. Nesse sentido, são o elo entre a organização interna do MNP e o efetivo cumprimento de seu mandato.

Tanto para MNPs de órgãos múltiplos quanto para MNPs integrantes de ouvidorias e de comissões nacionais de direitos humanos, regimentos, regulamentos e procedimentos internos podem facilitar imensamente o compartilhamento de informações e a comunicação interna com outros departamentos da mesma instituição. É esse o caso, em especial, quando se trata de questões tais como reclamações ou trabalhos jurídicos ou de política com o potencial de envolver diversos departamentos.

Também podem ajudar a definir a ética, os valores, a cultura interna e a forma de trabalhar do MNP. É esse o caso, em especial, quando incluem referências a métodos de trabalho ou princípios fundamentais (por exemplo, uma abordagem baseada em direitos humanos e não-discriminação). Isso pode ser útil para novos integrantes da instituição e para desenvolver o espírito de equipe, assim como para proporcionar um certo nível de proteção e sustentabilidade para a instituição, inclusive no caso de mudanças na liderança.

Uma vez que costumam tratar de questões ligadas a representação e comunicação externa, podem ser úteis, também, para definir quem deve falar pelo MNP, inclusive junto à mídia.

Os regimentos  internos normalmente são elaborados pelo próprio MNP. No caso de MNPs integrantes de outras instituições mais abrangentes, os regulamentos internos podem tanto fazer parte do próprio regulamento dessa instituição quanto constituir um documento em separado. No segundo caso, os setores relevantes da instituição da qual o MNP faz parte devem ser consultados durante a elaboração do regulamento, que deverá ser coerente com o regulamento institucional eventualmente existente.

Os MNPs normalmente precisarão começar a elaborar seus regimentos, regulamentos e procedimentos internos no seu primeiro ano de funcionamento. É possível, entretanto, que prefiram não adotar um regramento formal de maneira apressada, antes que tenham tido a oportunidade de pôr suas normas em prática e fazer os ajustes necessários a partir de sua efetiva implementação.

Dentre os diversos MNPs, existem práticas distintas com relação ao nível de formalidade dos respectivos regimentos  internos. Em alguns casos, a lei prevê que o MNP deve estabelecer seu próprio regimento; em certos países, exige-se também que o regimento  seja formalmente adotado pela instituição; no caso de outros MNPs, existem documentos menos formais que evoluem ao longo do tempo em resposta a diferentes necessidades e mudanças de práticas.

Existe também uma diversidade de práticas com relação à publicação. Em alguns lugares, o regimento  interno é um documento público, publicado no diário oficial ou no site do MNP; em outros, o regimento  existe apenas para uso interno. 

Os MNPs podem incluir uma ampla variedade de temas em seus regimentos, regulamentos e procedimentos internos. Alguns exemplos:

Funções e responsabilidades

• Quem toma decisões a respeito de diferentes questões (inclusive visitas, relatórios, legislação e políticas, planejamento estratégico, contatos com a mídia, orçamento) e quem responde pelos atos do MNP.

Procedimentos

• Comunicação interna, coordenação e interação entre as diferentes equipes, unidades ou departamentos (em especial no caso de MNPs integrantes de instituições mais abrangentes).  Esse aspecto pode se aplicar especialmente com relação a reclamações.
• Questões administrativas e financeiras, em especial com relação ao uso dos recursos do MNP.
• Recursos humanos, incluindo responsabilidades das equipes e poder de decisão com relação a contratações, promoções e demissões.
• Questões logísticas.

Métodos de trabalho

• Processos relacionados a visitas, inclusive quem se envolverá (e de que forma) na elaboração, condução e prestação de informações sobre seu resultado, assim como quem redigirá o relatório da visita e respectivas recomendações, quem os aprovará e quem se comunicará com as autoridades a respeito das respectivas conclusões.
• Comunicação com a mídia e com a sociedade civil.
• Como o MNP dialogará com as autoridades e os processos pelos quais trocarão informações, solicitarão o acompanhamento subsequente da questão e dialogarão.
• Como o MNP interage com outros atores em nível nacional, regional ou internacional, inclusive com o SPT e com o sistema de direitos humanos da ONU.

Ética e princípios

• Questões éticas, em especial com relação ao uso de informações sigilosas, ao princípio de não causar danos (do no harm), obrigações envolvendo denúncias de irregularidades e assédio no local de trabalho.
• Valores e princípios que sustentam a forma de trabalho e a abordagem do MNP.
• A abordagem do MNP com relação à prevenção de represálias

Com relação a MNPs que integram ouvidorias ou comissões nacionais de direitos humanos, o regulamento interno provavelmente precisará abordar diversas questões específicas, tais como:

• Quem fala pelo MNP? Por exemplo: o ouvidor ou o presidente da comissão de direitos humanos, ou o presidente do MNP?
• Como as decisões são tomadas?
• Qual é o papel dos comissionados(as) , do(a) ouvidor(a) ou de outros funcionários(as) com relação a visitas e acompanhamento subsequente?
• Quem aprova os relatórios e as recomendações do MNP?
• Como se deve lidar com reclamações relacionadas a detenção (e com as informações respectivas)?
• Como o departamento do MNP compartilha informações e coopera com outros departamentos, inclusive com o departamento de proteção e investigação, e vice-versa?
• O MNP publica relatórios anuais em separado ou conta com um capítulo dentro do relatório anual da instituição como um todo?

No caso de MNPs de órgãos múltiplos, também será importante considerar questões como as seguintes:

• Coordenação com relação a ética e a métodos de trabalho.
• Papel de cada instituição e do órgão de coordenação, se houver.
• Coordenação, como, por exemplo: quando e como serão realizadas reuniões, coerência do trabalho do MNP, participação em visitas, publicação de relatórios conjuntos e advocacy conjunta em relação a reformas legislativas e políticas.