Estratégia e Planejamento

Plano estratégico é um documento de política que estabelece as principais mudanças que os MNPs pretendem promover ao longo de um período pré-definido, em geral, diversos anos. Planos estratégicos respondem à pergunta: aonde queremos ir?

Plano operacional é um documento dinâmico que traduz as estratégias do MNP quanto a atividades específicas, normalmente por um período de um ano. Planos operacionais respondem à pergunta: o que faremos para chegar lá?

A elaboração de planos estratégicos e operacionais faz parte da “teoria da mudança” dos MNPs, que é uma ferramenta  para os MNPs visualizarem o que querem mudar e de que forma. Esses planos ajudam a mostrar a ligação entre o trabalho diário do MNP (visitas a locais de detenção) e seus objetivos globais.

Os MNPs possuem atribuições amplas , dentro das  quais precisam encontrar um foco. O planejamento estratégico, consistente em identificar as suas prioridades e objetivos, pode ajudar os MNPs a fazerem escolhas e maximizar recursos. Para novos MNPs, pode ser difícil definir de imediato as mudanças que gostariam de promover ou os principais objetivos que gostariam de alcançar.

O planejamento não precisa ser relativo apenas a mudanças em locais de privação de liberdade (por exemplo, “reduzir o uso excessivo de prisão preventiva”). De fato, novos MNPs podem querer focar grande parte de seu plano inicial em desenvolvimento interno e de competências (por exemplo, para criar uma instituição forte e estável, com uma equipe com a expertise necessária) antes de focar em objetivos relacionados à promoção de mudanças nas questões relacionadas à detenção.

Planejmento ajuda a concentrar a energia na equipe, garantindo que todos que trabalham para o MNP tenham consciência sobre  o que estão fazendo e a importância de seu trabalho. O processo de planejamento também ajuda a estabelecer consenso e entendimento dentro do MNP a respeito do mandato, da identidade, dos objetivos, das atividades e dos resultados, tornando as equipes mais fortes e mais eficientes.

Planos estratégicos também são importantes externamente à instituição, como forma de comunicar a todos os interessados o que o MNP está tentando realizar e de que forma. Assim sendo, ajuda o MNP a garantir que cada um que esteja envolvido na prevenção da tortura entenda seu papel e sua contribuição, assim como a obter consenso a respeito de eventuais áreas de trabalho comuns a todos.

A elaboração dos planos estratégico e operacional do MNP deve ser um processo inclusivo que envolva preferencialmente  toda a equipe do MNP. Uma assessoria externa ou um grupo maior de atores relevantes  também pode ser envolvido na fase inicial de identificação de riscos e objetivos, assim como em discussões sobre a minuta final. No entanto, as decisões finais sobre o que constará dos planos estratégico e operacional devem caber ao MNP. Isso vale também para MNPs integrantes de instituições maiores, tais como uma Instituição Nacional de Direitos Humanos.

Para a maioria dos MNPs, que são ouvidorias ou comissões nacionais de direitos humanos ou parte de MNPs de órgãos múltiplos, pode ser útil desenvolver seu plano estratégico em sinergia com outros departamentos. No caso de ouvidorias ou comissões nacionais de direitos humanos, o ideal é que o plano estratégico do MNP esteja alinhado ou seja parte de um plano institucional mais abrangente, ambos desenvolvidos de forma concomitante. Embora o MNP deva ter autonomia para definir seus próprios objetivos e atividades, eles devem, no entanto, amoldar-se aos objetivos globais da instituição. Pode ser útil envolver membros da equipe da INDH  em sua elaboração, inclusive o  departamento de planejamento e avaliação, por exemplo. Também pode ser um momento adequado para considerar temas transversais nos quais a instituição como um todo queira focar.

No caso de MNPs de órgãos múltiplos, pode ser útil – embora bastante complexo – elaborar um único plano estratégico. Um plano único poderia ajudar a maximizar recursos e garantir coesão entre as diferentes instituições. Nesse caso, é essencial dedicar tempo suficiente para que todas as instituições participantes possam contribuir, mesmo que o processo seja liderado por uma delas.

Em alguns casos, os MNPs são assessorados durante todo o processo por consultores externos, que podem facilitar o processo. É importante destacar, no entanto, que planos estratégicos inteiramente subcontratados ou elaborados por consultores externos (ou que não reflitam os objetivos acordados pela própria equipe do MNP) dificilmente serão implementados com êxito, uma vez que provavelmente não serão suficientemente legitimados pela equipe.

Finalmente, uma comunicação interna permanente é essencial para o sucesso de qualquer processo de planejamento. Os MNPs devem, assim, certificar-se de que dedicarão tempo suficiente durante todo o período de aplicação do plano a reuniões e discussões em equipe, de modo que todos compreendam o que está planejado e como essas ações contribuem para os objetivos do MNP.

Embora diversos modelos diferentes sejam possíveis, os planos estratégicos dos MNPs podem incluir a maior parte dos seguintes elementos, senão todos eles:

• A missão e a visão do MNP.
• Os princípios e valores que norteiam o MNP e seus métodos de trabalho, inclusive, por exemplo, abordagem baseada em direitos humanos, o princípio de não causar danos (do no harm) e o espírito de diálogo permanente consagrado pelo Protocolo Facultativo.
• A competência  do MNP, conforme previsto no Protocolo Facultativo e na base legal do MNP.
• Os objetivos estratégicos do MNP, com base em uma análise da situação, incluindo os riscos principais de tortura e maus tratos e os problemas que o MNP identificou. É improvável que o MNP consiga lidar com todos eles em apenas um período do planejamento estratégico, de modo que essa seção também deve incluir os motivos pelos quais o MNP decidiu focar em determinadas questões específicas.

Também aqui, embora os MNPs possam adaptar a estrutura e o conteúdo de seus planos operacionais para que se amoldem a suas necessidades, pode ser útil incluir algumas das seguintes informações, senão todas elas:

• As atividades planejadas para o ano, inclusive seus objetivos temáticos (incluindo tanto locais de detenção quanto questões relacionadas a privação de liberdade), com base naqueles identificados no plano estratégico. Essas atividades podem incluir: quantidade e tipo de visitas (inclusive a quantidade de dias de visitas), os relatórios previstos, diálogo, treinamento e outras atividades. O ideal é organizar esta seção de acordo com cada objetivo principal, de modo que a conexão entre cada atividade e o objetivo estratégico respectivo fique clara.
• Divisão de tarefas e responsabilidades.
• Linhas de tempo e etapas intermediárias importantes (marcos) para cada atividade.
• Uma seção sobre acompanhamento e avaliação, com indicadores-chave de acompanhamento do progresso ao longo do ano.
• Orçamento

Os MNPs também devem prever alguma flexibilidade, para que possam se adaptar e responder a eventos novos e inesperados.

Os processos de planejamento estratégico e operacional costumam seguir uma série de etapas, elaborando-se antes o plano estratégico e, em seguida, os planos operacionais necessários para implementá-lo. Dependendo de sua situação e desenvolvimento institucional, os MNPs podem seguir essas etapas em outra ordem, ou até mesmo não segui-las.

Avaliação organizacional interna. Durante essa etapa, os MNPs podem se perguntar: quais são suas competências internas? Quais são as lacunas em termos de recursos humanos ou financeiros? Como essas lacunas podem ser preenchidas para que cumpram suas atribuições  de forma mais efetiva e alcancem seus objetivos estratégicos?

Avaliação de riscos e de necessidades. Durante esta etapa, o MNP pode se perguntar – assim como discutir a mesma questão com seus parceiros: quais são os riscos mais significativos  e as causas-raízes da tortura e dos maus tratos no país em que atuamos? Para que se responda a essa pergunta, pode ser necessário mapear os diferentes locais de privação de liberdade no país, promovendo discussões entre especialistas e examinando os relatórios de experts internacionais ou regionais, tais como o Comitê contra a Tortura. Essa análise pode se tornar uma referência útil, a ser utilizada mais tarde pelo MNP para medir seu progresso.

Definição de objetivos ou metas estratégicas,levando em consideraçãoseu mandato, seus poderes e seus recursos. Enquanto a visão e a missão costumam ser declarações amplas, os objetivos ou metas estratégicas representam os fins que o MNP considera que poderá alcançar dentro do período coberto pelo planejamento estratégico. Eles precisam, assim, ser realistas e atentarem aos fatores que estiverem fora do controle do MNP e que terão impacto sobre a sua capacidade de implementá-los (por exemplo, a existência de vontade política para mudar as leis e políticas).

Durante todo o processo de planejamento, o envolvimento  de  organizações da sociedade civil e outras instituições de monitoramento pode ser útil e contribuir para o sucesso da implementação do plano. Isso inclui discussões desde os estágios iniciais, a fim de assegurar que os objetivos atendem aos principais riscos relativos à detenção. Também pode incluir discussões com um grupo mais restrito de consultores durante a fase de elaboração, tais como conselhos consultivos de MNPs, se existirem.

Uma vez que o MNP tenha elaborado seu plano estratégico, o passo seguinte será a sua implementação. Isso é feito por meio de um plano operacional. Cada elemento do plano operacional deve ser concebido de modo a ajudar o MNP a alcançar um objetivo específico do plano estratégico. Dessa forma, planos operacionais costumam ser documentos internos do MNP, voltados principalmente para sua própria equipe.

Para elaborar  um plano operacional, os MNPs podem começar por, em primeiro lugar, segmentar o plano estratégico em objetivos de um ano (ou menos). Em seguida, podem refletir sobre as diferentes atividades ou intervenções que podem ajudá-los a alcançar esses objetivos.  Podem se tratar, por exemplo, de visitas a locais de detenção, diálogo com autoridades, treinamento e desenvolvimento de competências, atividades educativas e assessoria jurídica e ligada a políticas.

É importante manter em mente que o plano operacional deve ser simples e de fácil compreensão. Quanto mais complicado for, menos provável será que a equipe do MNP o compreenda e o observe. Para tanto, pode ser necessário eleger algumas atividades principais (de acordo com suas competências) que possam ajudar o MNP a alcançar seus objetivos naquele ano. Da mesma forma que com relação ao plano estratégico, o ideal é que a cada uma dessas atividades corresponda alguns marcos ou estágios intermediários, de modo a auxiliar o MNP a verificar se está no caminho correto para alcançar esses objetivos.

Definir quando e que tipo de plano estratégico e operacional será necessário é algo que dependerá do modelo e do estágio do desenvolvimento institucional de cada MNP.

Para novos MNPs, pode ser difícil elaborar um plano estratégico abrangente imediatamente após a sua constituição. É provável que seja necessário algum tempo até que a nova instituição tenha mapeado o local de privação de liberdade alinhado com seu mandato, assim como para conduzir as pesquisas e consultas necessárias para que possa compreender onde os riscos de tortura e maus tratos se encontram e, assim, onde o MNP deve concentrar sua atenção.

Nesses casos, pode ser útil adotar antes um plano preliminar para o período inicial de operação, compreendendo de 12 a 18 meses. Os seguintes aspectos podem ser incluídos: as primeiras visitas que o MNP pretende fazer, treinamento e desenvolvimento de competências e publicação do primeiro relatório anual. Nesse período preliminar, o MNP pode, assim, reservar um tempo para desenvolver uma estratégia mais abrangente, com base nas etapas delineadas acima. Esse tipo de plano preliminar deve incluir tempo suficiente dedicado a desenvolvimento institucional e treinamento da equipe.

No caso de MNPs integrantes de instituições maiores, tais como ouvidorias ou comissões nacionais de direitos humanos, pode ser necessário elaborar um plano inicial mais resumido, em especial se o MNP houver sido criado durante um plano estratégico já em curso. Esse plano inicial pode ser mais tarde substituído por um plano mais abrangente e de mais longo prazo, a ser devidamente integrado ao processo de planejamento da instituição como um todo, uma vez que o ciclo então em curso chegue ao fim.

Desde o início, também será importante que os MNPs considerem como avaliarão seu progresso, tanto durante o plano quanto após seu término. Isso significa estabelecer objetivos ou metas específicos e claros. Para certos objetivos mais complexos, isso poderá significar, também, dividi-los em subobjetivos ou marcos, que poderão ser medidos com mais facilidade. A principal pergunta que os MNP devem se fazer ao refletir sobre a avaliação de cada objetivo é: como saberemos se isso ocorreu? Isso pode incluir cogitar indicadores. É muito mais provável que as medições e avaliações sejam exequíveis e úteis se os MNPs as tiverem em mente desde o início do processo de planejamento. Isso decorre especialmente do fato de que o desenvolvimento de indicadores é uma ótima forma de avaliar se os objetivos constantes do plano são específicos e exequíveis. Tentar estabelecer indicadores para objetivos amplos e imprecisos uma vez que o plano já esteja implementado será, provavelmente, uma experiência frustrante e difícil. Ao longo do ano, o MNP pode também querer dedicar algum tempo a reuniões regulares de acompanhamento, a fim de garantir que a organização está no caminho certo para alcançar seus objetivos.

Uma vez que avaliação é um elemento de vital importância para o planejamento (antes, durante e depois dele), também oferece uma oportunidade para reflexão e mudança de rumo, em vista de diferentes condições, novas informações ou da percepção de que as ações ou estratégias atuais não estão funcionando como previsto.