Les dénominations des registres ainsi que les contenus peuvent grandement varier d’un contexte à un autre, l’essentiel étant que certaines informations capitales soient répertoriées de manière systématique, cohérente et facilement accessible, tout en préservant le droit à la vie privée des personnes concernées. Les registres devraient être standardisés et ne pas dupliquer inutilement de l’information contenue ailleurs.
• Le registre du greffe et/ou d’écrou doit inclure une série de données concernant les personnes nouvellement admises et leur placement au sein de l’établissement, mais également sur l’identité de l’escorte policière et le lieu de provenance. Ces informations permettent de démontrer que la détention est conforme à la loi et à prévenir toute forme de détention arbitraire. Ce type de registre doit également inclure toute information concernant les transferts et les libérations.
• La « main courante » ou « cahier d’observation » a pour fonction de répertorier l’ensemble des évènements relevant de la vie quotidienne de l’établissement. Il s’agit du type de document qui reflète au mieux le déroulement des journées dans un établissement et il doit permettre de reconstituer si nécessaire les circonstances d’un incident. Sont habituellement consignés dans la « main courante » les entrées et les sorties, les fouilles, les placements en cellule disciplinaire, etc.
• Les dossiers individuels des détenu·e·s sont essentiels à la garantie d’une prise en charge adéquate, particulièrement dans une optique de réinsertion de la personne. Les dossiers individuels suivent normalement les personnes durant toute leur détention et les accompagnent en cas de transferts vers un autre établissement. Outre l’identité de la personne et sa situation pénale, les dossiers individuels peuvent également comprendre des informations liées à son régime de détention, à son comportement, aux incidents, aux formations et activités auxquelles elle participe, etc. Ces informations, habituellement consignées par du personnel spécialisé, tels que des employé·e·s des services sociaux ou de probation, visent à la prise en charge individuelle à des fins de réinsertion sociale et professionnelle. Ces informations ne devraient jamais être utilisées à l’encontre des personnes concernées et l’accès doit être limité à certaines personnes dûment identifiées. Les dossiers médicaux devraient être séparés des dossiers individuels.
• Les dossiers médicaux sont essentiels pour garantir le suivi médical des détenu·e·s. Ils doivent également inclure toute éventuelle prise en charge pour des allégations de mauvais traitement et représentent donc une sauvegarde majeure pour les personnes détenues. Les dossiers médicaux doivent être protégés par le secret médical. Les détenu·e·s doivent avoir accès aux informations contenues dans leur dossier médical.
De nombreux autres registres peuvent exister dans les établissements, certains mis en place par l’administration centrale, d’autre par la direction du lieu en question. Ces registres varient grandement d’un contexte à un autre mais tous peuvent contenir des informations utiles et contribuer à la transparence et à l’obligation de rendre des comptes. Ces registres peuvent être les suivants :
- Registre du quartier disciplinaire
- Registre des fouilles corporelles
- Registre concernant l’utilisation des moyens de contrainte
- Registre des visites de monitoring externe et d’inspection interne
- Registre des valeurs pécuniaires ou non pécuniaires des détenu·e·s
- Registre du contrôle des installations (y compris les fouilles de cellule)
- Registre de l’armement
- Etc.
L’obligation de tenir des registres doit être prévue par la loi, accompagnée d’un décret d’application visant à faciliter la mise en œuvre pratique.