Registres de détention

Les dénominations des registres ainsi que les contenus peuvent grandement varier d’un contexte à un autre, l’essentiel étant que certaines informations capitales soient répertoriées de manière systématique, cohérente et facilement accessible, tout en préservant le droit à la vie privée des personnes concernées. Les registres devraient être standardisés et ne pas dupliquer inutilement de l’information contenue ailleurs.

• Le registre du greffe et/ou d’écrou doit inclure une série de données concernant les personnes nouvellement admises et leur placement au sein de l’établissement, mais également sur l’identité de l’escorte policière et le lieu de provenance. Ces informations permettent de démontrer que la détention est conforme à la loi et à prévenir toute forme de détention arbitraire. Ce type de registre doit également inclure toute information concernant les transferts et les libérations.

• La « main courante » ou « cahier d’observation »  a pour fonction de répertorier l’ensemble des évènements relevant de la vie quotidienne de l’établissement. Il s’agit du type de document qui reflète au mieux le déroulement des journées dans un établissement et il doit permettre de reconstituer si nécessaire les circonstances d’un incident. Sont habituellement consignés dans la « main courante » les entrées et les sorties, les fouilles, les placements en cellule disciplinaire, etc.
 
• Les dossiers individuels des détenu·e·s sont essentiels à la garantie d’une prise en charge adéquate, particulièrement dans une optique de réinsertion de la personne. Les dossiers individuels suivent normalement les personnes durant toute leur détention et les accompagnent en cas de transferts vers un autre établissement. Outre l’identité de la personne et sa situation pénale, les dossiers individuels peuvent également comprendre des informations liées à son régime de détention, à son comportement, aux incidents, aux formations et activités auxquelles elle participe, etc. Ces informations, habituellement consignées par du personnel spécialisé, tels que des employé·e·s des services sociaux ou de probation, visent à la prise en charge individuelle à des fins de réinsertion sociale et professionnelle. Ces informations ne devraient jamais être utilisées à l’encontre des personnes concernées et l’accès doit être limité à certaines personnes dûment identifiées. Les dossiers médicaux devraient être séparés des dossiers individuels.  

• Les dossiers médicaux sont essentiels pour garantir le suivi médical des détenu·e·s. Ils doivent également inclure toute éventuelle prise en charge pour des allégations de mauvais traitement et représentent donc une sauvegarde majeure pour les personnes détenues. Les dossiers médicaux doivent être protégés par le secret médical. Les détenu·e·s doivent avoir accès aux informations contenues dans leur dossier médical. 

De nombreux autres registres peuvent exister dans les établissements, certains mis en place par l’administration centrale, d’autre par la direction du lieu en question. Ces registres varient grandement d’un contexte à un autre mais tous peuvent contenir des informations utiles et contribuer à la transparence et à l’obligation de rendre des comptes. Ces registres peuvent être les suivants :

- Registre du quartier disciplinaire
- Registre des fouilles corporelles
- Registre concernant l’utilisation des moyens de contrainte
- Registre des visites de monitoring externe et d’inspection interne
- Registre des valeurs pécuniaires ou non pécuniaires des détenu·e·s
- Registre du contrôle des installations (y compris les fouilles de cellule)
- Registre de l’armement
- Etc.

L’obligation de tenir des registres doit être prévue par la loi, accompagnée d’un décret d’application visant à faciliter la mise en œuvre pratique.

Toutes catégories de registres confondus, on peut distinguer trois finalités principales dans la tenue de registres en prison :

1)  Tenir des registres contribue à une bonne gestion de l’établissement. Le fait de consigner rigoureusement l’identité de toutes les personnes détenues, les écrous et levées d’écrou, les allées et venues, les transferts, les placements par type de régime, les mesures disciplinaires, etc., permet aux autorités de la prison et à l’administration pénitentiaire d’avoir aussi bien un aperçu général qu’un contrôle sur les prisons et les personnes qui y sont détenues. Les registres, particulièrement lorsqu’ils sont informatisés et reliés à l’administration centrale, peuvent contribuer à développer des politiques pénitentiaires sur la base de données concrètes et à remédier à des questions cruciales comme la surpopulation. Les registres permettent également le suivi de la situation pénale des détenu·e·s et de leur comportement tout au long de leur détention. Ces indications sont essentielles pour les décisions de mise en liberté conditionnelles ou autres aménagements de peine.  

2)  Une tenue rigoureuse des registres représente une garantie fondamentale de protection des droits fondamentaux des détenu·e·s. Cela permet tout d’abord de prévenir les risques de disparitions forcées ou de détention arbitraire, puisque les registres doivent permettre de localiser rapidement des détenu·e·s, tant pour la direction de la prison que pour l’administration pénitentiaire. Pour cette raison, les registres doivent faire figurer très précisément tout mouvement de personnes vers ou depuis l’établissement et consigner pour chaque déplacement l’identité des personnels chargés des transferts, ainsi que les lieux de provenance et de destination. De la même manière, les registres doivent servir de garde-fou contre toute pratique abusive et, le cas échéant, de preuves pour contribuer à confirmer ou infirmer des allégations concernant des pratiques abusives. Si les registres sont bien tenus, il est ainsi possible de contrôler les incidences de recours à la force, d’utilisation de moyens de contrainte, de fouilles intégrales, ou encore de confiscation de biens personnels. Dans de tels cas de figure, les registres constituent une garantie essentielle pour les personnes détenues.

3) Les registres, et plus particulièrement les dossiers des détenu·e·s, permettent d’optimiser la gestion des données dans une optique de prise en charge individualisée et de réinsertion socio-professionnelle. Des éléments tels que la participation aux formations ou aux activités, le refus de se rendre à un atelier, ou les incidents dans lesquels la personne est impliquée devraient figurer dans le dossier et aiguiller les professionnels dans leur prise en charge. Un tel suivi, bien consigné, permet également de favoriser une « sécurité dynamique », ancrée dans la prévention, la connaissance des personnes détenues et les interactions avec elles. Etant donné le caractère personnel des informations figurant dans ce type de dossiers, seules les personnels autorisés doivent y avoir accès et les données doivent être détruites un certain temps après la remise en liberté de la personne concernée.

Les informations minimales devant impérativement figurer dans les registres de détention concernent celles visant à prévenir les disparitions forcées et la détention arbitraire (art. 17.3 de la Convention internationale pour la protection de toutes les personnes contre les disparitions forcées):

- L'identité de la personne privée de liberté
- La date, l'heure et l'endroit où la personne a été privée de liberté et l’autorité qui a procédé à la privation de liberté
- L'autorité ayant décidé la privation de liberté et les motifs de la privation de liberté
- L'autorité contrôlant la privation de liberté
- Le lieu de privation de liberté, la date et l'heure de l'admission dans le lieu de privation de liberté et l'autorité responsable du lieu de privation de liberté
- Les éléments relatifs à l'état de santé de la personne privée de liberté
- En cas de décès pendant la privation de liberté, les circonstances et les causes du décès et la destination des restes de la personne décédée
- La date et l'heure de la libération ou du transfert vers un autre lieu de détention, la destination et l'autorité chargée du transfert.

Pour la prévention efficace d’autres types d’abus et de violations de droits humains, ainsi que pour une bonne gestion de l’établissement, il est nécessaire que d’autres informations soient consignées, quel que soit le type de registre: la santé des détenu·e·s (y compris les allégations possibles de mauvais traitements, les médicaments prescrits et administrés, les hospitalisations, etc.), les mesures disciplinaires (y compris l’usage de moyens de contrainte), les incidents impliquant un usage de la force, les fouilles corporelles ou de cellules, les biens et les effets personnels, les informations concernant le contact avec le monde extérieur ainsi que les plaintes et le suivi de ces dernières. Il est également important de pouvoir identifier facilement les personnes entrant des informations dans les registres.

S’il est essentiel de garantir l’existence de certains registres, la manière dont ils sont tenus n’en est pas moins importante. Des registres incomplets ou mal tenus risquent non seulement de se révéler inutiles, mais ils peuvent en plus masquer des abus commis. Les personnels doivent donc être formés et enjoints à remplir correctement les registres, en remplissant systématiquement toutes les rubriques avec les données les plus précises possibles et en suivant la chronologie des évènements. Tout enregistrement tardif d’une donnée peut susciter de la suspicion, justifiée ou non, et c’est pourquoi les agents de détention ont tout intérêt à remplir les rubriques au fur et à mesure. 

Des registres non-existants ou des dossiers incomplets et mal tenus peuvent en outre contribuer à la lenteur voire à des défaillances du système judiciaire ainsi qu’à des cas de détention provisoire de durée excessive. Les personnes en détention provisoire courent également le risque de ne pas connaître les charges retenues contre elles ou de ne pas être séparé·e·s des détenu·e·s condamné·e·s. 

Enfin, des dossiers mal tenus ou non actualisés peuvent signifier que les informations sur la base desquelles les décisions concernant les détenu·e·s sont prises ne sont pas fiables et entraver ainsi la planification de la peine et les programmes  de réinsertion. De même, l’absence d’information sur l’évaluation des risques peut générer la prise de décisions arbitraires, voire des risques pour d’autres détenu·e·s.
Dans certains contextes, des ressources limitées sont parfois invoquées pour justifier la non-existence ou la mauvaise tenue des registres. S’il est vrai que certains types de registres sophistiqués, notamment les registres informatisés, peuvent représenter d’importants investissements, la bonne tenue de registres dépend avant tout de procédures claires et efficientes, de formations appropriées et de rigueur dans la tenue des documents. Tous les personnels concernés doivent ainsi être formés à l’utilisation des registres et ces formations devraient être répétées à chaque fois qu’un nouveau registre ou système d’enregistrements sont introduits. 

Il est également important que les registres soient soumis à un contrôle hiérarchique, de la part d’un·e fonctionnaire chargé·e du greffe, du directeur ou de la directrice de la prison, et de l’administration pénitentiaire centrale.

Des registres tels que la « main courante » sont généralement remplis par différentes personnes. Il est donc important de pouvoir identifier l’identité de toute personne entrant une information dans un registre. L’accès à d’autres registres devraient être limité et contrôlé, comme le registre du greffe et/ou d’écrou qui devrait être tenu par un·e fonctionnaire attitré·e. Les dossiers individuels des détenu·e·s ne doivent pas être consultables par tous et le règlement devrait clairement énoncer quels personnels ont accès à quel type d’information, à des fins de respect de la vie privée. Les dossiers médicaux ne doivent ainsi être accessibles qu’aux personnels médicaux attitrés et aux instances en charge de monitoring indépendant.

Les registres sont la trace écrite de ce qui se déroule en prison et doivent donc permettre, le cas échéant, de remonter le fil des évènements. Pour cette raison, toute information doit pouvoir être traçable, ce qui requiert une rigueur dans la tenue, indiquant toujours l’heure précise des évènements et l’identité des personnes concernées (y compris celle se chargeant de rentrer l’information dans le registre) et un système d’archivage/stockage de l’information cohérent et permettant de localiser facilement l’information recherchée. Dans les cas de registres informatisés, la sécurité de l’accès doit faire l’objet d’un soin particulier et la sécurité des serveurs physiques doit être garantie. La durée de la conservation des données une fois les personnes libérées devrait figurer dans un texte de loi, afin d’éviter que des personnes se retrouvent « fichées » indéfiniment.

Les détenu·e·s devraient également avoir accès à certaines informations les concernant et devraient pouvoir demander que des données erronées ou obsolètes soient rectifiées, afin d’éviter que des décisions soient prises à leur encontre sur la seule base d’une information négative contenue dans les registres. Les informations concernant la dangerosité des détenu·e·s devraient ainsi faire l’objet d’une réévaluation régulière.

Il est donc essentiel qu’il existe un strict contrôle des registres et du respect des procédures, avec une chaîne de responsabilités inscrite dans les règlements.

L’existence des registres et leur bonne tenue permettent de contribuer à protéger l’ensemble des détenu·e·s contre toute forme d’abus basés sur la discrimination. Les registres permettent par exemple de vérifier que le principe de séparation de certaines catégories de détenu·e·s (prévenu·e·s/condamné·e·s ; adultes/enfants ; hommes/femmes) est appliqué en pratique. Les registres doivent aussi pouvoir permettre de mener des enquêtes sur des allégations de mauvais traitements, d’abus ou de décisions arbitraires motivés par la discrimination. Avec l’accord des personnes concernées, consigner certaines informations sensibles devrait aussi permettre aux personnes de bénéficier de traitements appropriés ou services particuliers. 

A chaque fois qu’une femme est admise dans un établissement, le nom et l’âge de tous ses enfants doivent, le cas échéant, être enregistrés dans un dossier. Si les enfants ne sont pas avec la mère, les informations concernant le lieu où ils se trouvent et la personne en charge de leur garde doivent également être inscrits au registre. L’accès à ces informations doit être limité et contrôlé et leur usage ne doit pas se faire au détriment de l’enfant. 

Etant donné leur vulnérabilité spécifique, la tenue de registres est particulièrement importante pour les personnes mineures. Les registres les concernant doivent impérativement inclure leur identité, les faits qui leur sont incriminés, le jour et l’heure de leur admission, ainsi que les transferts et remises en libertés. Il est également important de consigner toutes les notifications faites aux parents ou aux personnes qui en ont/avaient la charge au moment des faits incriminés.

Il est important que les registres ne mentionnent l’orientation sexuelle et/ou l’identité de genre d’une personne détenue que si cette dernière le souhaite expressément et que l’utilisation de cette information ne se fait pas à ses dépens. Le fait de consigner ce genre d’information ne doit ainsi pas signifier une séparation automatique des autres détenu·e·s ou une restriction de ses droits. Pour les personnes transgenres, les informations figurant dans les registres concernant leur identité de genre ne devraient pas se baser uniquement sur le sexe biologique des personnes concernées. 

Les personnes étrangères ou les personnes appartenant à une minorité et ne maîtrisant pas la langue locale au moment de l’admission ne doivent pas faire l’objet de discrimination. Les personnels chargés des registres doivent ainsi faire appel à un·e interprète, le cas échéant, pour s’assurer que les informations entrées au registre sont correctes. Dans certains contextes, la nationalité des personnes et leur origine ethnique sont consignées à des fins de statistiques. Ces informations ne doivent pas porter préjudice aux personnes concernées et uniquement viser à une meilleure gestion des politiques publiques. 

Les informations consignées dans les registres et dossiers individuels concernant les personnes handicapées ne doivent jamais les discriminer. Elles doivent au contraire viser à les orienter vers des centres et services mieux adaptés à leurs besoins ou à privilégier un aménagement raisonnable de leur conditions, afin qu’elles soient traitées sur un pied d’égalité avec les autres détenu·e·s.