Reglamentos Internos

Los reglamentos internos son uno o varios documentos que ayudan a los Mecanismos Nacionales de Prevención (MNP) a organizar y clarificar su funcionamiento y sus procesos internos, incluyendo, por ejemplo: los procedimientos, los métodos de trabajo, los procesos de toma de decisiones, y las consideraciones éticas.

Los reglamentos y procedimientos internos contribuyen a la buena gobernanza de las instituciones, es decir, el sistema por el cual una organización toma e implementa las decisiones en la búsqueda del cumplimiento de sus objetivos.

Como tal, los reglamentos internos son importantes para los MNP, porque estos clarifican los roles y las responsabilidades; así como los procedimientos para la toma de decisiones, en línea con la estructura organizativa de la institución. Esto es particularmente importante para los MNP conformados por varios miembros, o para los MNP que forman parte de las instituciones ombuds y de las comisiones nacionales de derechos humanos. De manera que, los reglamentos, son el vínculo entre la organización interna del MNP y la ejecución efectiva de su mandato.

Tanto para los MNP de organismos múltiples como para aquellos que forman parte de instituciones ombudsman y de comisiones o instituciones nacionales de derechos humanos, los reglamentos y procedimientos internos pueden en gran manera facilitar el intercambio de información y la comunicación interna con otras áreas de la misma institución. Este es particularmente el caso de los temas relativos a las quejas o al trabajo legal y de políticas públicas que pueden involucrar a cierto número de áreas diferentes.

También pueden ayudar a definir la ética, los valores, la cultura interna y las formas de trabajar del MNP. Particularmente cuando se incluyen referencias a métodos de trabajo o a principios básicos (por ejemplo, el enfoque de derechos humanos, y el de no discriminación). Esto puede ser útil para el personal nuevo y para el desarrollo del equipo, así como para proveer cierto grado de protección y sostenibilidad para la institución, aún cuando exista un cambio en el liderazgo institucional.

Debido a que es posible que los reglamentos cubran preguntas sobre la representación y la comunicación externa, también pueden ser útiles para clarificar quién habla por el MNP, incluso en lo referente a los medios de comunicación.

Con frecuencia, los reglamentos internos son desarrollados por el propio MNP. Para los MNP que forman parte de una institución más amplia, los reglamentos internos pueden ser un apartado de la normativa institucional más amplia o un documento por separado. Sin embargo, en este último caso, deben ser desarrollados en consulta con las áreas relevantes de la institución general, y ser coherentes con cualquiera de las reglas institucionales más amplias.

Generalmente, los MNP requerirán de comenzar a desarrollar sus reglamentos y procedimientos internos en el primer año de operación, aunque tal vez no deseen precipitarse en adoptar formalmente un conjunto de reglas, si aún no han tenido la oportunidad de ponerlas en práctica y de realizar cambios basados en lo que sí funciona.

Entre los diferentes MNP, existen diversas prácticas relativas al nivel de formalidad de sus reglamentos internos. En algunos casos, la ley estipula que el MNP debe establecer sus reglamentos internos. En otros países, también se requiere que, de alguna manera formal, la institución adopte los reglamentos internos. Para otros MNP, estos documentos son menos formales los cuales evolucionan con el tiempo, en respuesta a las diferentes necesidades y a los cambios en las prácticas.

También existen diversas prácticas relativas a la publicación. En algunos lugares, los reglamentos internos son un documento que se publica en la gaceta oficial o en la página web del MNP; en otros se conservan únicamente para uso interno.

Los MNP pueden desear incluir una amplia gama de diferentes temas en sus reglamentos y procedimientos internos. Esto puede incluir todos o algunos de los siguientes elementos:

Funciones y responsabilidades

• Quién toma las decisiones relativas a los diferentes temas (incluidas las visitas, informes, leyes y políticas, planificación estratégica, interacciones con los medios de comunicación, presupuesto) y sobre quién rendirá cuentas por las acciones del MNP.

Procedimientos

• Comunicación interna, coordinación e interacción entre los diferentes equipos, unidades o áreas (especialmente para los MNP que forman parte de instituciones más amplias). Este puede ser particularmente el caso relativo a las quejas.
• Temas administrativos y financieros, en particular con respecto al uso interno de los fondos del MNP.
• Recursos humanos, incluyendo las responsabilidades del personal, y sobre la toma de decisiones acerca de las contrataciones, promociones y despidos.
• Asuntos de logística.

Métodos de Trabajo

• Procesos relativos a las visitas, incluyendo quiénes serán las personas involucradas (y de qué manera) en la preparación, conducción y en la retroalimentación de las visitas, también sobre quién elabora el informe de visita y las recomendaciones, quién los aprueba, y quién se comunica con las autoridades sobre cualquier hallazgo.
• Comunicación, con los medios y la sociedad civil.
• Cómo el MNP interactúa con otros actores a nivel nacional, regional o internacional, incluyendo al Subcomité para la Prevención de la Tortura (SPT) y al Sistema de derechos humanos de Naciones Unidas (ONU).

Ética y principios

• Cuestiones éticas, particularmente en relación al uso de información confidencial, y al principio de no hacer daño, obligaciones acerca de la denuncia de irregularidades, y acoso en el lugar de trabajo.
• Valores y principios que sustentan la manera de trabajar y el enfoque del MNP.
• El enfoque del MNP hacia la prevención de las represalias.

En el caso de los MNP que forman parte de instituciones ombuds o comisiones nacionales de derechos humanos, es muy probable que sea necesario abordar una serie de preguntas específicas en sus reglamentos internos, incluidas las siguientes:

• ¿Quién habla en representación del MNP? Por ejemplo, ¿la persona que preside la institución ombuds o la comisión de derechos humanos, o la dirección del MNP?
• ¿Cómo se toman las decisiones?
• ¿Cuál es el rol de las personas comisionadas, del ombudsman o de las y los adjuntos en relación a las visitas y al seguimiento?
• ¿Quién aprueba los informes y las recomendaciones del MNP?
• ¿Cómo deben manejarse las quejas relativas a la detención (y la información sobre estas)?
• ¿Cómo el área del MNP comparte información y coopera con otras áreas, incluidas aquéllas de protección, investigación, y viceversa?
• ¿El MNP publica un informe anual por separado o un capítulo dentro del informe anual de la institución como un conjunto?

Para un MNP de órganos múltiples, además será importante considerar temas tales como:

• La coordinación sobre la ética y los métodos de trabajo.
• El rol de cada institución y, si lo hubiera, del órgano coordinador.
• La coordinación, en relación a: cuándo y cómo serán realizadas las reuniones, la coherencia con el trabajo del MNP, la participación en las visitas, la publicación de informes conjuntos, y la articulación del trabajo de incidencia en las reformas a la ley y a las políticas públicas.