Quais são os primeiros passos para uma nova instituição especializada?

Os primeiros passos para novas instituições especializadas devem ocorrer em paralelo e ajudar a instituição a avançar para alcançar sua visão geral. Embora uma estratégia totalmente completa possa precisar esperar até que algumas das outras etapas sejam concluídas, uma nova instituição deve pensar estrategicamente desde o início, incluindo o que deseja alcançar e como os diferentes blocos de fundação podem contribuir para alcançar esse objetivo.

• Funcionários

Para conduzir seu trabalho, as equipes do MNP precisam ser multidisciplinares em relação aos seus perfis e habilidades (consulte o artigo 20 das Diretrizes do SPT). Novas instituições especializadas podem atender a esse critério através dos membros e funcionários, dependendo do modelo escolhido. O conhecimento do próprio MNP também pode ser complementada pelo uso de especialistas. Além disso, e novamente dependendo do tamanho da instituição, é provável também que sejam necessários funcionários para o secretariado do MNP.

• Treinamento

Paralelamente ao recrutamento da equipe, o treinamento deve ser visto tanto em termos das necessidades de curto quanto de longo prazo. Garantir que todos entendam o básico do Protocolo Facultativo e o enfoque  preventivo é uma prioridade óbvia. O básico sobre como realizar visitas, como escrever relatórios e recomendações, e como planejar operacional e estrategicamente são os próximos passos lógicos. Algumas sessões de treinamento devem envolver todos os funcionários e membros de um MNP para promover um ambiente de trabalho inclusivo, além de garantir que todos tenham uma compreensão básica compartilhada.

Alguns MNPs optaram por desenvolver manuais ou protocolos sobre os papéis do MNP. Outros fornecem treinamento interno, no qual os/as próprios/as funcionários/as desenvolvem e oferecem o treinamento com base em suas áreas de conhecimento e especialização. Novas instituições também podem optar por recorrer a outros órgãos, como o SPT ou a APT, ou outros MNPs, para aprender com a sua experiência e conhecimento.

• ​​​​​​​Orçamento

O artigo 18(3) exige que os MNPs recebam financiamento adequado. Ao estabelecer uma nova instituição especializada, o Estado precisa alocar um orçamento suficiente para custos básicos (incluindo escritórios e transporte), equipe e operações. Uma boa prática em comum com outros órgãos independentes de supervisão, é que as próprias instituições especializadas apresentem uma proposta de orçamento ao Parlamento, com base em suas próprias prioridades. Os MNPs devem ter autonomia operacional para decidir como seus fundos serão gastos, uma vez que tenham sido alocados. A transparência financeira deve ocorrer por meio da publicação regular de relatórios financeiros e uma auditoria independente anual.

• ​​​​​​​Escritório e equipamento

O MNP precisará de infraestrutura básica, como local de escritório, computadores e outros materiais.

Os escritórios ou sede do MNP não devem estar localizados em prédios do governo. No entanto, eles devem estar localizados em região central, perto do transporte público e serem facilmente acessíveis, inclusive para pessoas com deficiência.

O MNP precisará se deslocar para realizar as visitas de monitoramento aos locais de privação de liberdade. Transporte ou outros arranjos devem ser discutidos – principalmente porque isso pode ter implicações orçamentárias significativas.

Uma avaliação das demandas do escritório pode ser útil para entender as necessidades ligadas a informática e de outra natureza. Isso deve considerar tanto as necessidades imediatas quanto o crescimento a longo prazo do MNP. No mínimo, os MNPs precisarão de equipamentos básicos de escritório, como mesas e cadeiras, laptops com softwares básicos, acesso à Internet por meio de uma conexão segura, um sistema para armazenamento de documentos eletrônicos e em papel, incluindo armazenamento seguro de  informação confidencial, e um website e um domínio de e-mail separados do governo. Os MNPs também podem precisar de equipamento para o monitoramento, como notebooks e câmeras.

• ​​​​​​​Organização interna

Nos estágios iniciais, novas instituições especializadas precisarão desenvolver regras e procedimentos internos que abranjam aspectos como: hierarquia e tomada de decisão, trabalho com especialistas, planejamento e visitas, relatórios e recomendações, e outros aspectos de seu trabalho.

• ​​​​​​​​​​​​​​Atividades

Uma questão importante é quando realizar a primeira visita. Alguns MNPs podem querer realizar uma visita piloto muito rapidamente, enquanto outros podem querer esperar até que outros elementos estejam no lugar.